Conditions de vente générales et complémentaires VRT Audio et Vidéo

I. Généralités

1. Conditions générales

1.1. Les présentes conditions générales font partie intégrante du contrat et priment sur les conditions générales d’achat du contractant. Les présentes conditions générales s’appliquent à l’ensemble du portefeuille de la VRT/Var en rapport avec la vente d’espace publicitaire. Des conditions de vente additionnelles et spécifiques par produit (*) sont détaillées dans les rubriques II à V (*) ci-après : audio, vidéo, boost, sponsoring radio, creative partnerships, MIG et partenariats TV-Premium.

1.2. Les dispositions de ces conditions ainsi que l’offre déterminent l’ensemble des relations de droit entre les parties et remplacent tous les accords préalables ou déclarations de la Var relatives à l'objet du contrat et en constituent la preuve exclusive.

1.3. Les modifications et compléments à toute disposition du contrat (inclus les présentes conditions) ne sont valables que si elles ont été convenues par écrit et/ou par voie électronique constituant la preuve unique.

1.4. Dans l’hypothèse où des changements seraient apportés à la composition de l’offre et des packages en question, les packages modifiés entreront en vigueur à la date annoncée dans le courant de l’année 2022 sachant que, en tout état de cause, les clients auront la possibilité d’opter pour l’ancienne composition durant une période déterminée.

2. Communication

Toute correspondance est adressée et envoyée à la Var, sauf accord écrit de la Var. Chaque communication peut avoir lieu par voie électronique, sauf si les présentes conditions, l’offre et/ou la loi y dérogent.
Les communications électroniques sont réputées avoir été réceptionnées le jour de l'expédition, sauf si le récepteur prouve le contraire. Si la communication n'a pas été réceptionnée suite à des problèmes de livraison et/ou d'accessibilité de la messagerie électronique du contractant, ce risque sera porté par le contractant.

3. Responsabilité solidaire

Lorsque le contractant agit pour le compte d’un mandant, ces deux personnes sont solidairement responsables du paiement. Lorsque le contractant est étranger, son mandataire légal établi en Belgique est également solidairement responsable du paiement. 

4. Offre

Toutes les demandes sont traitées par la Var sur base heures de diffusion disponibles/inventaire/projets à la VRT ou des possibilités de sponsoring du programme demandé. La Var transmet grille de diffusion/proposition de projet pour la réservation, avec un planning de diffusion ainsi que les conditions tarifaires (hors TVA). L’acceptation de l’offre de la Var par le contractant implique l’acceptation totale des présentes conditions générales.
Le tarif, les modalités de vente ainsi que les conditions techniques d’application sont ceux en vigueur au moment où la Var transmet son offre au contractant.

5. Contrat

5.1. Le contrat est conclu au moment de la réception par la Var de l’acceptation de l’offre, sauf si la Var exige un paiement anticipé total ou partiel; dans ce cas, le paiement anticipé est une condition suspensive de la naissance du contrat.

L’acceptation n'est valable que si elle est signée et datée. En outre, l’acceptation doit être renvoyée par le contractant au plus tard à la date mentionnée dans l’offre.

5.2. Si la confiance de la Var en la solvabilité du contractant est réduite par des actes d'exécution judiciaire contre le contractant et/ou par d’autres événements assignables qui remettent en question et/ou réduisent à néant la confiance dans la bonne exécution des obligations souscrites par le contractant, la Var se réserve le droit d’exiger du contractant des garanties appropriées. Le fait que le contractant refuse de procurer ces garanties constitue un défaut contractuel.

5.3. L’acceptation d’une offre via la plateforme Var Access ne peut se faire que pour la totalité du contrat.

5.4. Chaque contrat est strictement personnel et vaut spécifiquement pour le contractant individualisé et, le cas échéant, le commanditaire identifié sans équivoque (l’annonceur). Il ne peut en aucun cas être cédé, même partiellement.

5.5. Si le contractant agit pour un annonceur-mandant qui achète via un intermédiaire (bureau de publicité ou agence médias), la Var se réserve le droit de communiquer, à la demande explicite du commanditaire, les conditions convenues avec le contractant-intermédiaire au nouvel intermédiaire (bureau de publicité ou agence médias) désignée mandaté par le commanditaire (annonceur).

5.6. En cas de non-paiement ou de défaut contractuel comme stipulés au point 5.2 ci-dessus, la Var se réserve le droit, moyennant notification par lettre recommandée, sans préavis:
De surseoir à l'exécution du contrat en question;
De surseoir à l'exécution d'autres contrats;
De reporter l’exécution d'autres contrats encore à débuter;
D'exiger un paiement anticipé total ou partiel d'autres contrats;
De compenser immédiatement et unilatéralement toutes les notes de crédit accordées au contractant avec les factures ouvertes;
Dans tous les cas mentionnés ci-dessus, le contractant et/ou son mandant n’aura droit à aucun dommage et intérêt. Le contractant préserve irrévocablement et sans restriction la Var et la VRT de toute action de ses mandants à leur encontre.

6. Confidentialité

6.1. Sur demande explicite, la Var se réserve le droit de fournir à l’annonceur des copies du bon de commande et de la facture relatifs à sa campagne.

6.2. Le contractant s'engage et se porte fort pour son mandant à considérer comme secret et confidentiel le contenu du contrat, et en particulier les conditions spécifiques convenues entre les parties, ainsi que les informations obtenues lors des discussions ayant mené à la conclusion du contrat.

Cet engagement de confidentialité reste d'application pendant une période de 2 ans à dater de la signature du contrat. Dans l'hypothèse où le contractant ou son mandant est légalement contraint, dans le cadre d'une procédure, de divulguer totalement ou partiellement des informations confidentielles, il s’engage à en informer la Var sans délai et par écrit, de manière à permettre à la Var de prendre des mesures de protection ou de surseoir à l'application de la présente obligation de confidentialité.

En tout état de cause, le contractant et son mandant, à qui le contractant imposera contractuellement la même obligation, s'engagent à ne divulguer que les informations confidentielles qu'ils sont légalement tenus de révéler. Ils s'engagent aussi à prendre toutes les mesures nécessaires pour s'assurer que les informations confidentielles soient effectivement traitées comme telles. Les parties reconnaissent que l'obligation de confidentialité est essentielle et que toute infraction à cette obligation est de nature à causer un préjudice irréparable à la Var. En conséquence, la Var se réserve le droit d'exiger un dédommagement en cas de non-respect de cette obligation de confidentialité.

7. Conformité et déontologie

La Var informe le contractant, qui en prend acte et l’accepte, que la VRT a toujours et dans tous les cas un droit de décision discrétionnaire concernant les spots et mentions de sponsoring sur ses canaux.
Ci-après une énumération non exhaustive de critères d’évaluation :

7.1. Ne seront pas acceptées, les spots et mentions de sponsoring contraires aux lois et règlements, à l'image de la VRT ou à la politique que celle-ci souhaite mener.

7.2. Ne seront pas acceptées, les spots et mentions de sponsoring dont la post-synchronisation est déficiente ou dont le langage est inadéquat.

7.3. Peuvent être acceptées, les spots et mentions de sponsoring au profit d’autres émetteurs, sur base de réciprocité.

7.4. Ne seront pas acceptées, les spots et mentions de sponsoring auxquels participent, par leur voix ou leur image, des membres du personnel de la VRT qui exercent une fonction journalistique.

7.5 Est interdite, toute diffusion dans laquelle des membres du personnel de la VRT (ne figurant pas parmi les personnes précitées) apparaissent par la voix ou en image et dont le contrat de travail avec la VRT ne permet pas
une telle apparition.

7.6. La référence à des personnes connues du grand public doit se faire avec la plus grande circonspection (cf. Code de la publicité et du sponsoring).

7.7. Le contractant s'engage à n'utiliser des voix d’enfants que conformément à la législation afférente en vigueur et préserve, sur ce plan, la Var et la VRT.

7.8. Les spots qui peuvent prêter à confusion dans l’esprit de l’auditeur en rapport avec des émissions régulières ou des rubriques d’information des radios de la VRT ne seront pas acceptés.

En cas de refus d’une émission ou diffusion, la Var peut organiser une concertation entre la Var, la VRT et le contractant et/ou son mandant.

8. Indications horaires

Les heures d’émission mentionnées dans l’offre ne sont données qu’à titre indicatif et sans garantie. Les indications horaires font référence à un positionnement dans le planning de diffusion, et non à une indication d’heure précise. Si le grille de diffusion doit être modifié suite à des changements imprévus ou à un cas de force majeure et que, de ce fait, la diffusion ne peut être diffusée au jour et/ou à l’heure prévus ou si elle est interrompue en cours de diffusion, des diffusions de compensation peuvent être proposées par la Var, et cela pour une valeur identique à celles des émissions non conformes ou interrompues.

Pour ce qui concerne les offres d’achats digitaux (audio et vidéo), les diffusions sont indiqués durant la période convenue, mais sans garantie. Si le nombre de diffusions convenu ne peut être respecté, la Var accordera un crédit pouvant être utilisé lors d’une campagne ultérieure.

Si ces diffusions de compensation ne sont pas possibles pour la Var ou si la proposition de la Var ne peut être acceptée par le contractant, l’émission ne sera pas facturée. Le contractant ou son mandant ne peut en aucun cas émettre des prétentions à une autre forme de dédommagement.

9. Garanties et responsabilités contractant

9.1. Le contractant assume toujours la responsabilité complète du contenu et de la forme des mentions de sponsoring et/ou spots.

9.2. Le contractant garantit la conformité des mentions de sponsoring et/ou spots à toutes les prescriptions légales et déontologiques et s’engage à préserver la Var et la VRT de manière irrévocable et illimitée contre toute action de tiers à leur encontre en dédommagement de préjudices subis du fait de la diffusion.

9.3. Le contractant est responsable de l’obtention et du paiement de tous les droits et autorisations nécessaires à la réalisation et les mentions de sponsoring et/ou spots..

9.4. Le contractant s’engage à préserver la Var et, le cas échéant la VRT, de toute action de tiers relative aux droits d’auteur et autres droits de propriété industrielle ou intellectuelle, tant en ce qui concerne le contenu que la forme des mentions de sponsoring et/ou spots..

9.5. La livraison du matériel doit toujours être accompagnée du formulaire de déclaration SABA¬M, sous peine de non-diffusion.

10. Limitation de l’émission

Le contractant prend acte et accepte, qu’à la demande de la VRT, la Var soit toujours habilitée à refuser, à arrêter ou à suspendre le mention de sponsoring et/ou spot, lorsque la poursuite de cette dernière soulève ou est de nature à soulever des objections graves. A cette fin, la Var soumettra le contenu de mention de sponsoring et/ou spot. à la VRT.

La Var avise le contractant de la mesure éventuelle prise par la VRT. L’application de cette mesure se fait à la charge du contractant, sans engager la responsabilité de la Var ou de la VRT pour quelque forme de préjudice que ce soit, et sans que cette mesure puisse être invoquée par le contractant comme cause de résiliation ou de rupture du contrat.

Un éventuel accord préalable de la part de la VRT ou de la Var sur le matériel livré par le contractant, n’empêche pas l’application de cet article.

11. Plaintes

11.1. Les plaintes relatives à la non-conformité d’une diffusion doivent être notifiées à la Var par envoi recommandé dans les 5 jours ouvrables suivant la diffusion en question. Si les plaintes sont jugées fondées, des mesures compensatoires seront proposées par la Var.

11.2. Lorsque le contractant introduit auprès de la Var une plainte pour non-diffusion, la Var doit apporter la preuve du passage de la diffusion dans la programmation, faute de quoi le prix ne sera pas facturé.

11.3. La responsabilité de la Var ou de la VRT est en tout état de cause limitée au prix de la diffusion pour laquelle la plainte a été jugée fondée.

11.4. La Var ou la VRT ne peuvent en aucune manière être tenues responsables du fait de l’interruption ou de la non-diffusion de messages imputables aux sociétés de distribution. Dans de tels cas, aucun remboursement n'est dû.

11.5. Sous peine d'irrecevabilité, les plaintes relatives aux factures doivent être notifiées à la Var par envoi recommandé, dans les 14 jours de la date de la facture, avec mention de la date et du numéro de la facture.

12. Prix et Modalités de paiement

12.1. Le contractant est tenu au paiement du prix convenu.

12.2. Toutes les factures sont payables dans les 30 jours de la fin du mois de la date de la facture.

12.3. La Var se réserve le droit d'exiger un paiement anticipé partiel ou total.

12.4. Tous les impôts et taxes éventuels sont à charge du contractant.

12.5. La date d'échéance de la facture doit en tout état de cause être respectée. En cas de non-paiement à l'échéance, le montant de la facture est majoré d'office et sans mise en demeure préalable:

D’une indemnité forfaitaire conventionnellement fixée à:

Le montant de la facture
0 à 25.000 euros 15%
25.001 à 75.000 euros 12%
75.001 à 125.000 euros 10%
125.001 à 250.000 euros 8%
plus de 250.000 euros 6%

De l’intérêt légal à dater de l’échéance.

12.6. Le non-paiement d'une facture à l'échéance, après mise en demeure infructueuse par lettre recommandée, rend d’office et immédiatement exigible le solde de toutes les autres factures, même celles qui ne sont pas encore échues.

13. Force Majeure

A l’exception des paiements des factures, une partie ne peut être tenue responsable d’un manquement dans l’exécution de ses obligations résultant d’un cas de force majeure.

Par cas de force majeure on entend aussi un manquement non imputable de sous-traitants ou de fournisseurs ainsi que chaque situation où la partie concernée n’a pas de contrôle (décisif) comme notamment dans le chef de la Var si, pour n’importe quelle raison, la VRT décidait de changer l’espace publicitaire ou de sponsoring mise à disposition.

14. Droit applicable

Le droit belge est d’application. Les tribunaux de Bruxelles sont compétents.

II. Audio et Video: pub radio nationale (à la carte, Hi-Performance packages); pub radio régionale (Proxispots); audio et vidéo digitales (VRT-NU)

1. Demande

Toute demande de réservation de temps d’antenne se fait par produit et par marque et comprend toujours une série minimale de 10 spots et un montant minimal de € 2.500.

Pour l’audio digitale, un investissement minimum est requis : 1.500 € national et 1.000 € régional.
Pour la vidéo digitale (VRT NU), un investissement minimum de 5.000 € est requis.

La demande de réservation doit comprendre:

  • La durée souhaitée des spots;

  • Le ou les émetteurs souhaités;

  • Les heures souhaitées pour la diffusion des spots;

  • Dans le cas de hi performance et des ProxiSpots: la semaine souhaitée;

  • La fréquence de diffusion des spots;

  • Le nombre de versions du spot et l’ordre de passage des spots doivent parvenir à la var par écrit et au plus tard 2 jours ouvrables avant la diffusion du premier spot;

  • Le nom, le siège social et les représentants légaux de la personne dont la commande émane (le ‘contractant’). Lorsque le contractant est étranger, la commande mentionne également le nom et l’adresse de ses mandataires légaux établis en belgique;

  • L’identité de l’éventuel mandant du contractant;

La var peut, le cas échéant, demander au mandant une attestation autorisant le contractant à acheter et faire diffuser ces spots par la var.

2. Achat Hi Performance

Le produit Hi Performance est commercialisé selon le principe ‘Premier arrivé, premier servi’. Les packages souhaités doivent être confirmés via packages@var.be. En fonction de ces confirmations, le demandeur reçoit un bon de commande, qui doit être renvoyé signé dans les quatre jours. Faute de renvoi du bon de commande signé dans ce délai, la réservation est annulée et le package en question est remis sur le marché.

La place définitive des spots publicitaires diffusés dans le cadre de Hi Performance se décide au plus tard 1 semaine avant le début de la campagne.

3. Contrôle de qualité

Dans le cadre du présent contrat, le contractant s'engage à respecter les modalités de livraison des spots telles que définies ci-après:

3.1. L’ensemble du matériel publicitaire doit être livré à la Var en respectant les délais de livraison et des exigences techniques, tels que décrits dans la fiche technique. La Var se réserve le droit de refuser des spots qui ne satisfont pas aux normes techniques ou aux normes de contenu ou qui ont été livrés en retard.
En cas de refus de diffusion ou de non-diffusion, le prix de ces spots reste dû à la Var. Dans l’hypothèse où la VRT informe la Var qu’elle est amenée, pour ces raisons techniques ou de contenu inadéquat, à retravailler la bande de diffusion, les frais relatifs à cette intervention sont à charge du contractant.

3.2. Si le spot dépasse la durée prévue, le tarif passe à l’unité de durée supérieure. Si le spot est plus court que prévu, le tarif convenu reste d’application.

3.3. Il est expressément convenu que la Var ne peut en aucune manière être tenue responsable de la perte ou des dommages au matériel qui lui a été confié pour l’exécution d'un contrat à partir du septième jour qui suit la diffusion. Le contractant accepte que la Var et la VRT se réservent par ailleurs le droit d’utiliser les spots, à titre gratuit, pour la réalisation de compilations et à des fins publicitaires à moins que le contractant s’y oppose expressément par écrit.

3.4. La Var procède à un archivage de tous les spots publicitaires diffusés. Si un contractant désire diffuser une campagne sur base d’un matériel identique à celui déjà utilisé lors d’une campagne précédente, il doit en indiquer la référence comme suit: le numéro de référence est constitué d’une part du numéro du contrat utilisé précédemment, et d’autre part des numéros des versions de spot utilisées précédemment (ex. 306/2 lorsqu’on désire réutiliser la version 2 du contrat 306).

3.5. Le contractant confère le droit à la Var de rendre chaque nouveau spot accessible via l’Internet afin de promouvoir le média audio et vidéo ou comme information complémentaire pour les consommateurs et garantit explicitement pour cette diffusion électronique l’art. 9 des Conditions Générales (Garanties). Le contractant a le droit de refuser cette autorisation générale, par courrier recommandé, ainsi que d’annuler, à tout moment, cette autorisation pour tous les spots futurs ou pour une campagne déterminée.

4. Annulation par le contractant

Toute demande d’annulation de la pub radio, vidéo et audio digitale doit être adressée à la Var par courrier recommandé.

Lorsque l’annulation d’une campagne ou d’une partie de campagne parvient à la Var plus de 8 semaines avant la date de diffusion du premier spot, le contractant est tenu d’acquitter 5% de la valeur des spots annulés.

Lorsque l’annulation d’une campagne ou d’une partie de campagne parvient à la Var entre 8 et 4 semaines avant la date de diffusion du premier spot, le contractant est tenu d'acquitter 50% de la valeur des spots annulés.
Une fois échu le délai de 4 semaines avant la diffusion du premier spot, plus aucune annulation n’est possible. Le contrat initial reste d’application et le montant total de la campagne reste dû.
La formule Hi Performance est régie par les conditions d’annulations suivantes:
en cas d’annulation plus de huit semaines avant la date de diffusion prévue du premier spot, 25% de la valeur du package annulé sont dus.
Si l’annulation intervient entre huit et quatre semaines avant la date de première diffusion, l’indemnité à payer se monte à 50% de la valeur totale.
A moins de quatre semaines de la première diffusion, le package Hi Performance ne peut plus être annulé.

Ces indemnités d’annulation sont dues et exigibles à dater de la réception de l’annulation par la Var.

5. Conformité et déontologie

Dans la publicité, toute référence à une chaîne radio ou TV de la VRT, à une émission radio ou TV, ou à un présentateur est interdite.

6. Report et déplacement

Le report ou le déplacement d'un ou de spots publicitaires vers une autre chaîne ou une autre tranche horaire, à l'intérieur d’une période de planning ouverte et à l’intérieur de la période de la campagne, ne sont possibles que moyennant demande par envoi recommandé introduite au moins 7 jours ouvrables avant la diffusion du premier spot et à condition que le montant initial du contrat ne soit pas réduit.

Le report ou le déplacement de la campagne vers une autre période, mais à l’intérieur d’une période de planning ouverte, ne peuvent être accordés que deux fois et ne sont possibles que moyennant demande par envoi recommandé introduite au moins 20 jours ouvrables avant la diffusion du premier spot et à condition que le montant initial du contrat ne soit pas réduit.

Le report ou le déplacement de la campagne vers une date de démarrage qui se situe hors de la période de planning ouverte sont assimilés à une annulation.

Si les délais mentionnés ci-dessus ne sont pas respectés, la diffusion sera effectuée aux dates et heures prévues initialement. Toute demande de report ou de déplacement est traitée par la Var dans la limite des possibilités du planning. Dans tous les cas, le contractant reste tenu d’acquitter le montant initial du contrat.

Si des tarifs supérieurs s’appliquent aux diffusions reportées ou déplacées, le contractant s’engage à supporter la différence de prix.

Lorsque toutes les disponibilités sont épuisées, le package est automatiquement converti en campagne radio à la carte, sur la base du montant net.

7. Exclusivité

7.1. Chaque spot doit porter exclusivement sur une seule marque, produit, service ou entreprise.

7.2. Dans des cas exceptionnels d’autres marques, des communications commerciales d’autres marques (= co-branding), produits, services ou entreprises peuvent être mentionnés, et ce moyennant autorisation expresse de la Var et à condition que cette mention soit compatible avec la présence de marques, produits, services ou entreprises concurrents dans les mêmes écrans publicitaires. La demande de mention d’autres marques, produits, services ou entreprises doit être formulée expressément dans la demande. En cas d’autorisation de la Var, le tarif applicable au spot sera majoré. En tout état de cause, le spot ne pourra mentionner plus de trois autres marques, produits, services ou entreprises.

7.3 La Var vise à l’exclusivité à l’intérieur d’un écran. Toutefois, cette exclusivité ne peut pas être garantie dans le cas de Hi Performance, de ProxiSpots et un autre spot dans le même écran.

7.4 Disposition applicable spécifiquement au secteur automobile en audio: la Var se réserve le droit, dans certains cas exceptionnels, d'implanter dans un même écran publicitaire des spots pour deux marques automobiles différentes. La Var s'engage à en informer le client au préalable et à ne pas juxtaposer les deux spots en question.

 

III. Creative Partnerships

1. Demande

Toute demande de sponsoring (Boost, sponsoring radio, creative partnerships) doit être adressée par écrit à la Var. Cette demande doit mentionner:

  • Le produit que l’on souhaite acheter (Boost, sponsoring radio, creative partnerships);

  • La chaîne sur laquelle on souhaite acheter ce produit;

  • La période pendant laquelle on souhaite acheter le produit, avec indication précise de la semaine;

  • La formulation du message du sponsor;

  • Le nom, le siège social et l’identité du représentant légal de la personne de qui la commande émane (le ‘contractant’). Lorsque le contractant est étranger, la commande mentionne également le nom et l’adresse de son mandataire légal établi en Belgique;

  • L'identité du mandant du contractant;

La Var peut, le cas échéant, demander au mandant une attestation autorisant le contractant à acheter ces produits.

2. Achat

Spécifiquement pour Boost: Chaque demandeur reçoit une option pour le sponsoring radio. Toutes les options sont classées par ordre de date de réception de la demande. Le produit Boost est commercialisé selon le principe ‘Premier arrivé, premier servi’. Les packages souhaités doivent être confirmés via pack-ages@var.be. En fonction de ces confirmations, le demandeur reçoit un bon de commande, qui doit être renvoyé signé dans les quatre jours. Faute de renvoi du bon de commande signé dans ce délai, la réservation est annulée et le package en question est remis sur le marché.

3. Livraison et contrôle de qualité

Dans le cadre du présent contrat, le contractant s'engage à respecter les modalités de livraison ci-après:

3.1. L'ensemble du matériel doit être livré à la Var au plus tard 5 jours ouvrables avant la première date de diffusion du sponsoring, et ce conformément aux exigences techniques telles que décrites dans la fiche technique. La Var se réserve le droit de refuser des messages qui ne satisfont pas aux normes techniques ou aux normes de contenu ou qui ont été livrés avec retard. En cas de refus de diffusion ou de non-livraison, le prix de la diffusion de ces messages reste dû à la Var. Dans l’hypothèse où la VRT informe la VAR qu’elle se trouve dans l’obligation, pour ces raisons techniques ou de contenu inadéquat, de procéder à une adaptation de la bande de diffusion, les
frais relatifs à cette intervention sont à la charge du contractant.

3.2. Il est expressément convenu que la Var ne peut en aucune manière être tenue responsable de la perte ou des dommages au matériel qui lui a été confié pour l'exécution d'un contrat de sponsoring. Le contractant accepte que la Var et la VRT se réservent par ailleurs le droit d’utiliser les messages pour la réalisation de compilations ou à des fins publicitaires à titre gratuit, sauf si le contractant s’y oppose expressément par écrit.

3.3. La Var procède à un archivage de toutes les mentions de parrainage diffusées.

4. Conformité et déontologie

Le contractant prend acte et accepte que chaque formulation des mentions de sponsoring doit être soumise par la VAR à l’approbation de la VRT. Elles ne peuvent contenir aucun argument de vente, ni faire référence, que ce soit de façon directe ou indirecte, au présentateur respectif ou à la chaîne respective. La formulation des mentions de sponsoring doit être fournie à la Var au moins 14 jours avant la date de diffusion.

Lorsque le contractant souhaite utiliser le logo et/ou le nom de la VRT, d'une chaîne de radio de la VRT ou le titre de l'émission sponsorisée, il s'engage à informer la Var de cette action de promotion et à la soumettre, par le biais de la Var, à l'approbation de la VRT.

5. Dates et heures d’émission

Les dates et heures d’émission ne sont données qu'à titre indicatif et sans garantie. L'implantation définitive des spots publicitaires proposés dans le cadre de Boost se fera au plus tard 1 semaine avant la diffusion.

6. Annulation par le contractant

Toute demande d’annulation doit être adressée à la Var par lettre recommandée. Lorsque la lettre recommandée d’annulation d’une campagne ou d’une partie de campagne parvient à la Var plus de 8 semaines avant la date de diffusion du premier spot, le contractant est tenu d’acquitter 25% de la valeur des spots annulés.

Lorsque la lettre recommandée d’annulation d’une campagne ou d’une partie de campagne parvient à la Var entre 8 et 4 semaines avant la date de diffusion du premier spot, le contractant est tenu d'acquitter 50% de la valeur des spots annulés. Une fois échu le délai de 4 semaines avant la diffusion du premier spot, plus aucune annulation n’est possible.

Le contrat initial reste d’application et le montant total de la campagne reste dû. Ces indemnités d’annulation sont dues et exigibles à dater de la réception de l’annulation par la Var.

7. Report et déplacement

Spécifiquement pour Boost et sponsoring: Le report ou le déplacement d’un sponsoring à une autre date, située obligatoirement dans les six mois qui suivent la date initialement prévue, ne peut être accordé qu’une seule fois et n’est possible que moyennant demande par envoi recommandé introduite au moins 4 semaines avant la date de diffusion du premier message. Ce report ou ce déplacement ne peuvent en aucun cas donner lieu à une diminution du montant du contrat. La Var accède aux demandes de report ou de déplacement en fonction des possibilités du planning. Dans tous les cas, le contractant reste redevable du montant initial du contrat.

Spécifiquement pour les Creative Partnerships: le report ou le déplacement d’un projet n’est pas autorisé.

8. Exclusivité

8.1. Chaque mention de sponsoring doit porter exclusivement sur un seul sponsor.

8.2. Conformément aux dispositions de l’offre, le sponsor déclare avoir pris connaissance de l'existence de co-sponsors éventuels.

 

IV. Messages d'Intérêt Général – Audio et Vidéo

1. Demande

Toute demande de diffusion de Messages d’Intérêt Général doit être adressée par écrit à la Var. Cette demande comptera les éléments suivants :

  • La durée souhaitée des spots;
  • La/les chaîne(s) radio, tv souhaitée(s);
  • L’/les heure(s) souhaitée(s) de diffusion des spots;
  • La fréquence de diffusion des spots;
  • Le placement des versions des spots ;
  • Le scénario des (versions des) spots ;
  • Le nom, le siège et les représentants légaux de la personne de laquelle émane la demande (le « contractant »). Dans le cas de contractants étrangers, on indiquera les noms et domicile du mandataire établi en belgique;
  • L’identité de l’éventuel commanditaire du contractant;
  • La déclaration du contractant selon laquelle il est habilité à faire diffuser par la var les messages d’intérêt général du commanditaire.

La Var peut, le cas échéant, demander l’accord du ministre compétent pour les commandes émanant d’administrations ou d’institutions publiques.

2. Livraison et contrôle de qualité

Le contrat oblige le contractant à fournir le matériel conformément aux modalités figurant ci-après.

2.1. La livraison du matériel doit avoir lieu au moins 10 jours ouvrables avant la première émission et conformément aux exigences de nature technique telles que décrites dans la fiche technique. La Var a le droit de refuser des spots qui ne satisfont pas aux normes techniques et en raison de leur contenu ou qui ont été livrés en retard. La Var fait savoir dans les 2 jours ouvrables qui suivent la réception du matériel si le matériel est accepté. En cas de non-acceptation, le contractant devra y apporter, à ses frais, les modifications requises dans les 5 jours ouvrables. Cependant, en cas de refus ou non-livraison, le prix pour la diffusion des spots restera dû à la Var. Si la VRT est contrainte d’effectuer des adaptations en raisons d’imperfections techniques ou en en raison du contenu, elle le fait de commun accord avec le contractant et/ou son mandant et les frais qui en découlent seront à charge du contractant.

2.2. Si le spot est plus long que prévu, le prix est arrondi à l’unité de longueur supérieure. Si le spot est plus court que prévu, le prix convenu antérieurement reste d’application.

2.3. Il est expressément convenu que la Var ne peut en aucun cas être tenue responsable des éventuels pertes ou dommages du matériel qui lui a été confié pour la diffusion d’un contrat de Messages d’Intérêt Général. La Var et la VRT se réservent cependant le droit d’utiliser les spots pour la réalisation de compilations et à des fins publicitaires, sauf si le contractant, après avertissement par la Var, s’y oppose expressément et par écrit.

3. Annulation par le contractant

Pour les conditions d’annulation, veuillez consulter les conditions complémentaires audio et vidéo (III.6).

4. Report et déplacement

Pour les conditions de report et de déplacement, veuillez consulter les conditions complémentaires audio et vidéo (III.7).

 

V. TV-Premium Partnerships

1. Conditions et modalités d’exécution

Les conditions générales de vente de la Var sont d’application aux TV-Premium Partnerships 2022-2023
Une attention toute particulière doit être portée au caractère personnel et confidentiel de la présente convention, comme détaillé aux articles 5.4 et 6 des conditions générales.

Le Client s’engage à ce que l’Annonceur, en cas de fusion de sociétés, informe directement et sans délai la Var du fait que l’Annonceur se trouve dans l’obligation de modifier son nom et la politique de communication qui y est associée, et ce pendant la durée de la convention.

2. Annulation et compensations

Annulation

La souscription fait office d’offre du candidat qui souhaite devenir partenaire. Cette inscription n’est pas annulable et ne peut être retirée durant la période de 2 ans du partenariat (contrat).

Dans l’hypothèse où, pour quelque raison que ce soit et à un quelconque moment, le client souhaite mettre prématurément un terme à ce package, une indemnité de rupture fixe et forfaitaire est due, correspondant au montant de la souscription comme indiqué dans le contrat, sans préjudice des autres droits pouvant être invoqués par la Var.

Compensations

Pour tout événement/émission sponsorisé, l’audience moyenne des billboards diffusés est calculée sur le groupe cible PRA 18-54 sur Lineair live+7

L’audience GRP est calculée et déterminée comme suit :

  • Toutes les semaines ou tous les mois pour les émissions diffusées au moins 5 fois par semaine, selon que la fréquence achetée est hebdomadaire ou mensuelle.
  • Tous les trimestres pour les émissions dont la fréquence est hebdomadaire.
  • Tous les trimestres pour les campagnes de trailering d’émissions et les campagnes de trailering d’événements (live) dans le 2e pilier.

Des compensations ne sont accordées que lorsque l’audience GRP globale n’est pas atteinte. La compensation éventuelle se fait sous la forme de billboards complémentaires associés à des émissions disponibles.

L’audience GRP globale à atteindre est évaluée, dans le cas des entreprises disposant d’un portefeuille de produits, pour la totalité du portefeuille.
La répartition interne du portefeuille et l’audience GRP à atteindre par produit, tels que déterminés par le Client, ne peuvent donner lieu à des compensations par produit.
Dans l’hypothèse où les propositions d’émissions sont refusées par le Client, par exemple parce que la répartition interne du portefeuille ne correspond pas aux propositions, ce refus ne peut donner lieu au transfert d’à-valoir GRP vers une éventuelle période de contrat ultérieure. L’audience GRP globale doit être enregistrée sur l’ensemble de la période du contrat (du 1er janvier au 31 décembre), quelle que soit la répartition du portefeuille.
Toute demande d’annulation d’une mention de logo planifiée pour des émissions spécifiques préalablement demandées doit être adressée à la Var au moins 4 semaines avant la diffusion planifiée de l’émission sponsorisée. Ensuite, l’annulation n’est plus possible. Les GRP planifiés et annulés sont considérés comme acquis et comptent pour le calcul de l’audience GRP totale.

Seuls les GRP en télévision font partie du 2e Pilier. La visibilité lors d’un événement (qu’il soit diffusé ou non) et l’intégration dans une action ou la visibilité à la radio ou sur d’autres médias du 2e Pilier doivent faire l’objet d’une offre et d’une facturation distinctes.

3. Livraison des mentions de sponsoring de 5”: spécifiquement pour les Premium Partnerships

Le scénario des mentions de sponsoring (animées ou non) doit être préalablement approuvé par la Var, en concertation avec la VRT.
La visualisation des mentions de sponsoring doit satisfaire aux conditions des décrets relatifs à la radiodiffusion et à la télédiffusion.

Les mentions de sponsoring animées à diffuser en encadrement des émissions sponsorisées doivent être livrées prêtes à l’emploi à la Var au minimum 10 jours ouvrables avant la première date de diffusion, conformément à la Fiche technique.

4. Demande, conformité et déontologie ; report et déplacement ; livraison et contrôle de qualité des spots destinés à VRT NU : voir II. Conditions complémentaires audio et vidéo

5. Directives relatives au contenu des mentions de sponsoring VRT-TV – Sponsoring d’émissions (1er et 2e Piliers) et VRT NU

5.1. Contenu des mentions de sponsoring | Eén & Canvas

Le respect des directives telles que mentionnées dans les décrets flamands sur les médias est strictement contrôlé par le Vlaamse Regulator voor de Media (VRM).

Éléments obligatoires
Les mentions de sponsoring diffusées à la VRT-TV doivent obligatoirement contenir les éléments suivants :

  • Le nom et/ou le logo de la marque,
  • La mention ‘Met dank aan’ pendant toute la durée de la mention de sponsoring,
  • Une référence claire à l’émission ou événement sponsorisé.

Cette référence peut se composer d’une mention auditive et/ou visuelle, qui spécifie qu’il s’agit d’une émission/événement sponsorisé.
De préférence, la mention de sponsoring doit contenir un lien substantifique avec l’émission/événement sponsorisé.

Éléments autorisés

  • Les mentions de sponsoring peuvent également contenir les éléments suivants :
  • Dénomination commerciale
  • Produit
  • Nom du produit
  • Service
  • Nom du service
  • Signes d’identification sonores et/ou visuels
  • Slogans de promotion de l’image du sponsor ou de ses produits ou services

Éléments non autorisés
Tous les éléments commerciaux qui ne figurent pas dans la liste ci-dessus sont interdits. Exemples : numéro de téléphone ou adresse du sponsor, référence à une librairie, un cinéma, une heure de diffusion, etc.

Comment faire une référence à une émission ?
Les billboards de sponsoring ne peuvent porter atteinte à l’identité de marque visuelle de l’émission. Ils ne peuvent donc utiliser les éléments visuels qui sont propres à l’émission sponsorisée ou à la chaîne, tels que :

  • Le logo
  • Les couleurs
  • La typographie
  • Les éléments graphiques propres à la chaîne ou à l’émission
  • L’image ou la voix des personnages (présentateurs, acteurs…)

Une référence visuelle à l’émission ou au contenu de l’émission est autorisée, pour autant que cette référence n’affecte pas le ‘look & feel’ de l’émission.
Exemples de ce qui est autorisé :

  • Blokken: des sachets de bonbons qui descendent vers le bas, comme dans Tetris (Royco)
  • 1000 Zonnen: la chaise qui se dessine dans une bouteille d’eau (Vittel)
  • Het Weer: un thermomètre qui s’affiche pour indiquer la température de lavage (Persil)

Exemple de ce qui n’est pas autorisé :

  • Un billboard dans lequel une voiture tire une remorque transportant le logo Sporza.

En cas de doute, la direction de la VRT sera consultée lors de la phase du storyboard.

Signes sonores et visuels autorisés
Par ‘signes sonores et visuels’, on entend les représentations emblématiques du sponsor, telles que la voiture rouge et blanc de Vanden Borre, le double coup de gong auditif de BMW, etc.

Quels sont les slogans ‘images’ autorisés ou non ?

Sont autorisés, les slogans spécifiques faisant référence au sponsor ou à ses produits ou services, à la condition qu’ils servent uniquement à promouvoir l’image. En d’autres termes, ils ne peuvent contenir aucun élément promotionnel, tel qu’un élément qui incite à l’achat ou qui fait référence à la qualité ou à l’efficacité d’un produit.
En règle générale, les slogans ‘image’…

  • Ne peuvent mentionner les composants ou ingrédients du produit, lorsque ces composants ou ingrédients sont précisément l’argument de vente du produit tel que mis en exergue dans les spots publicitaires pour ce produit. Exemple de ce qui n’est pas autorisé : ‘Contient des oméga 3’, ‘Au bifidus actif’.
  • Ne peuvent faire référence au moment ou à la date de sortie/lancement/disponibilité. Exemple de ce qui n’est pas autorisé : ‘Nouveau’, ‘Dès aujourd'hui en librairie’, ‘Dès février dans les salles’.
  • Ne peuvent contenir une référence à l’action ou l’effet du produit/service, telle que ‘Bon pour l’immunité’, etc.

Un exemple de slogan autorisé :

  • De Standaard, onverantwoord interessant

Quelques exemples de slogans non autorisés :

  • Une peau magnifique avec le gel-douche Lux Glowing Touch (efficacité du produit)
  • Avec Vitelma Progress, je fais le plein d’Omega 3 (référence à un composant du produit)
  • 2 semaines d’Actimel, pour booster votre résistance (efficacité pour la santé)
  • Belles éclaircies en vue avec le nouveau Philadelphia (nouveau = élément promotionnel)

La forme des mentions de sponsoring
L’animation est autorisée et doit être interprétée au sens large. Le message peut être auditif, audiovisuel ou visuellement animé.

La durée des mentions de sponsoring
Le scénario des mentions de sponsoring (animées ou non) doit être préalablement soumis à l’autorisation de la Var. La durée maximale d’une mention de sponsoring est de 5 minutes.

5.2 Directives relatives au contenu des prérolls sur VRT NU

La durée du spot doit être comprise entre 5 et 20 secondes.

Un premium partner est autorisé à utiliser sa mention de sponsoring à la télévision linéaire (5 secondes) comme preroll sur VRT NU. Les mentions de sponsoring qui font référence à une émission ne peuvent être diffusées sur VRT NU qu’en prélude à cette émission. Si le premium partner opte pour une durée de spot autre que 5” sur VRT NU, le spot ne peut contenir de référence à l’émission de la VRT. Dans un tel cas, la référence auditive ou visuelle à l’émission n’est pas non plus autorisée.

VI. VRT NU

Mise à disposition du matériel

  • 5 jours ouvrables avant le début de la campagne.
  • En cas de non-respect de ce délai, la date de début de la campagne ne pourra être garantie. Il est possible que la campagne ne soit diffusée qu’ultérieurement, ou pas du tout. Le non-respect du délai entraîne aussi l’annulation de la garantie relative au nombre total d’impressions, et ce sans compensation.

Quid en cas d’underdelivery?

  • Lorsque la responsabilité est imputable à l’annonceur
    • Les impressions sont recalculées au prorata, sans modification du bon de commande signé.
  • Lorsque la responsabilité est imputable à la Var
    • Les impressions non fournies sont planifiées en concertation avec l’annonceur.
    • Un écart allant jusqu'à 1% des impressions non livrées ne sera pas compensé. Il s'agit d'une déviation technique au sein du serveur publicitaire.
    • Soit ces impressions seront fournies dans le prolongement de la campagne, soit l’annonceur recevra un ‘à-valoir’ pour les impressions non fournies, à planifier dans les 6 mois.

Annulations

  • Plus de 8 semaines avant la date de début = indemnité de 5% du budget annulé.
  • Entre 8 et 4 semaines avant la date de début = indemnité de 50% du budget annulé.
  • 4 semaines ou moins avant la date de début = plus d’annulation possible, ou indemnité de 100% du budget annulé

Modification du bon de commande
Le bon de commande peut être modifié au plus tard 10 jours ouvrables avant le début de la campagne, moyennant accord de la Var.

  • Si l’inventaire le permet.
  • Si le budget du bon de commande est respecté.