Premium partnership VRT TV: modaliteiten 2023

Eén | Canvas | Sporza | VRT MAX

Voor de periode:

  • 1 januari 2023 t.e.m. 31 december 2023

A. Principes

(1) Deze principes zijn geldig voor sponsoring op VRT-televisie, voor een beperkt aantal partners die de sponsorvermeldingen op basis van geanimeerde 5” billboarding op VRT-televisie invullen. Er wordt gewerkt met dubbele billboarding met exclusiviteit per sector.

(2) Tv-sponsoring wordt opgedeeld in 2 pijlers:

  • Programmasponsoring & trailering (Pijler 1): sponsoring van de reguliere programma’s en de eventueel voorziene trailering voor deze programma's in de schema's van Eén en Canvas voor live kijken +7.

  • Sponsoring van de VRT-leefwerelden (Pijler 2): sponsoring op Eén, Canvas en Sporza van communicatie voor VRT-evenementen, (live) sportuitzendingen of (radio)acties die al dan niet op VRT-televisie worden uitgezonden.

(3) Gegarandeerde GRP’s op doelgroep VVA 18-54 voor live kijken +7.

(4) De kansspelensector kan op basis van het VRT-beleid niet intekenen op deze pakketten.

B. Duurtijd van het contract

  • 12 maanden: van 1 januari 2023 t.e.m. 31 december 2023

C. Keuzemogelijkheden sponsorpakketten 2023

Floating-pakket: € 150.000 (excl. btw) op jaarbasis
 
  • 500 GRP die verdeeld wordt door Var over Pijler 1 (programmasponsoring en -trailering) en Pijler 2 (leefwerelden) in de al dan niet opeenvolgende maanden die bepaald worden door de adverteerder. Er dienen minstens 5 actieve maanden gekozen te worden door de adverteerder waarin door Var gestreefd wordt naar een planning van een gelijk aantal GRPs per maand.
  • Garantie dat 40% van de GRPs op jaarbasis in de uurschijf tussen 18h en 22h zal uitgezonden worden.
  • Garantie dat 80% van de GRPs op jaarbasis op Eén zal uitgezonden worden.
  • VRT MAX: voorkooprecht om als Premium Partner vóór de adverteerders uit de open markt 400.000 impressies aan te kopen op VRT MAX. Deze impressies moeten minstens over 4 weken in 2023 gespreid worden. De planning (gewenste weken en spotlengte) dient ten laatste op 28 november 2022 doorgestuurd te worden naar vrtmax@var.be. Voor deze 400.000 impressies én op voorwaarde dat het Premium Partnership contract getekend wordt voor 31/10/2022, wordt de CPM van het najaar 2022 toegepast (= rate protectie). Extra impressies zullen aan de CPM van 2023 verrekend worden en zullen behandeld worden als open markt aanvraag (maw geen voorrang).
     
Sportpakket: € 235.000 (excl. btw) op jaarbasis
 
  • 780 GRP in Pijler 2 (leefwerelden) waar kan gekozen worden voor 100% invulling in sport content (= live sport en sporttalkshows en hun respectievelijke trailering).
  • VRT MAX: voorkooprecht om als Premium Partner vóór de adverteerders uit de open markt 400.000 impressies aan te kopen op VRT MAX. Deze impressies moeten minstens over 4 weken in 2023 gespreid worden. De planning (gewenste weken en spotlengte) dient ten laatste op 28 november 2022 doorgestuurd te worden naar vrtmax@var.be. Voor deze 400.000 impressies én op voorwaarde dat het Premium Partnership contract getekend wordt voor 31/10/2022, wordt de CPM van het najaar 2022 toegepast (= rate protectie). Extra impressies zullen aan de CPM van 2023 verrekend worden en zullen behandeld worden als open markt aanvraag (maw geen voorrang).

D. Inschrijvingsprocedure

Inschrijvingsperiode
 
  • Op 14 oktober 2022 tussen 10u en 18u
 
Hoe geldig inschrijven?
 
  • Via var.be op 14 oktober vanaf 10u tot 18u
  • De inschrijving is slechts ontvankelijk indien verstuurd binnen hoger vermeld tijdsslot. Datum/tijdstip van elektronische ontvangst geldt als bewijs.
  • Download de handleiding
     
First come, first served
 
  1. Rekening houdend met het gegeven dat het tv-plafond in de VRT-beheersovereenkomst vastgelegd, niet mag worden overschreden, wordt er gewerkt met het principe ‘first come, first served’. Dit betekent dat de volgorde van inschrijvingen zal bepalen welke kandidaat-partners voor een Premium Partnership TV zullen aanvaard worden.
  2. Bij een ex aequo (gelijktijdige registratie van meerdere inschrijvingen op de website van Var) zal een lottrekking, onder toezicht van een gerechtsdeurwaarder, bepalen welke kandidaat aanvaard wordt.​
  3. Op vrijdag 21 oktober 2022 zullen wij gelijktijdig alle kandidaat-partners informeren of hun inschrijving toegekend wordt.
     
Recht op verdere verkoop

Indien er bij de inschrijvingsperiode niet genoeg kandidaten zijn om het totale aanbod in te vullen, zal Var na afronding van de boven beschreven procedure het niet-verkochte aanbod geheel vrij, los van bestaande pakketcategorieën of pijlers, vanaf 18 oktober 2022 verder op de markt brengen.

E. Procedure invulling sponsorpakketten

FLOATING-PAKKET
TV-GRP's
  • De partner informeert Var ten laatste op 28 november 2022 van de maanden in 2023 waarin aanwezigheid op VRT-Televisie gewenst is. Dit gaat om minstens 5 maanden in 2023.
  • Var informeert uiterlijk eind december welke maanden effectief kunnen worden aangekocht.
  • Var zal telkens 2 weken voor de start van de concrete maand een planning bezorgen met start- en einddatum van de campagne en titels van de programma’s en/of onderwerpen van de trailers waar de billboards van de partner zullen aan gekoppeld worden. Hier wordt door Var gestreefd naar een gelijk aantal GRPs per actieve maand. Indien er onvoldoende GRP’s beschikbaar zouden zijn, wordt in overleg met de partner een alternatief voorstel uitgewerkt.  
  • Enkel het totaal aantal van 500 GRP op jaarbasis wordt gegarandeerd. Indien een campagne in een bepaalde maand minder GRP oplevert dan ingeschat, wordt dit tekort bijgepland op de volgende actieve maand.
  • Indien voldoende beschikbaarheden kan Var rekening houden met een andere start- en einddatum van de campagne dan de 1ste en laatste dag van die betreffende maand.
  • Garantie dat 40% van de GRPs op jaarbasis in de uurschijf tussen 18h en 22h zal uitgezonden worden.
  • Garantie dat 80% van de GRPs op jaarbasis op Eén zal uitgezonden worden.
     
BVOD op VRT MAX
  • De partner informeert Var ten laatste op 28 november 2022 van de gewenste planning (weken en spotlengte) voor de 400.000 impressies waarvoor een voorkooprecht geldt en dit via vrtmax@var.be. Deze impressies worden minstens over 4 weken in 2023 gespreid worden (max. 100.000 impressies per week).
  • Voor deze 400.000 impressies én op voorwaarde dat het Premium Partnership contract getekend wordt voor 31/10/2022, wordt de CPM van het najaar 2022 toegepast (= rate protectie). Extra impressies zullen aan de CPM van 2023 verrekend worden en zullen behandeld worden als open markt aanvraag (maw geen voorrang).
     
SPORTPAKKET
TV-GRP's
  • Var informeert de partners van het Sport pakket ten laatste op 1 november 2022 van de beschikbare sportcontent voor 2023 en de bijhorende ingeschatte GRPs (van de live uitzending(en) en bijhorende traileringcampagnes).
  • De volgorde van de inschrijfmomenten op 14 oktober 2022 door de verschillende sportpartners zal de rangorde bepalen waarin zij hun keuze uit deze lijst kunnen maken.
  • Na 1 november 2022 kan er nog extra sportcontent beschikbaar komen en zal Var de partners hierover informeren.
  • Een partner kan enkel sportcontent en GRPs die minstens 8 weken later start ruilen voor andere beschikbare sportcontent.
  • De keuze gebeurt op basis van dubbele billboarding met exclusiviteit per sector.

BVOD op VRT MAX
  • De partner informeert Var ten laatste op 28 november 2022 van de gewenste planning (weken en spotlengte) voor de 400.000 impressies waarvoor een voorkooprecht geldt en dit via vrtmax@var.be. Deze impressies worden minstens over 4 weken in 2023 gespreid worden (max. 100.000 impressies per week).
  • Voor deze 400.000 impressies én op voorwaarde dat het Premium Partnership contract getekend wordt voor 31/10/2022, wordt de CPM van het najaar 2022 toegepast (= rate protectie). Extra impressies zullen aan de CPM van 2023 verrekend worden en zullen behandeld worden als open markt aanvraag (maw geen voorrang).

F. Sponsormodaliteiten

(1) Dubbele billboarding met exclusiviteit per sector.

(2) Iedere kandidaat-partner dient in te schrijven onder de naam van de rechtspersoon waarbinnen hij opereert.

(3) Alle producten en/of diensten die ressorteren onder deze inschrijvende rechtspersoon komen in aanmerking voor billboarding.

(4) Alle planningen van Eén en Canvas en VRT MAX gebeuren steeds op basis van de beschikbaarheden van dat moment. Het niet beschikbaar zijn van programma’s/impressies kan geen aanleiding geven tot enige vorm van compensatie.

(5) Var heeft, op basis van de algemene verkoopsvoorwaarden het recht een billboard te weigeren om juridische of beleidsmatige redenen (zoals tegenstrijdigheid met imago, waarden en strategie van VRT)

(6) GRP-garantie op doelgroep VVA 18-54 voor live kijken +7.

(7) Partners van pijler 2 hebben de mogelijkheid om voor hun gekozen project ook bijkomend media-aanwezigheid op de andere VRT-platformen aan te kopen. Var heeft ten alle tijden het recht om extra partners voor de leefwerelden te zoeken, daarbij steeds rekening houdend met de sectoriële exclusiviteit.

(8) Ontbindende voorwaarden:

  • Indien er zich wijzigingen voordoen in de beheersovereenkomst of de wetgeving, kan dit aanleiding geven tot het opschorten/ontbinden van het partnership.
  • In dat geval zal dit voor VRT/Var een geval van overmacht uitmaken m.b.t. de vraag tot inschrijving op de Premium Partnerships waardoor de partners aanvaarden dat er hieruit geen enkel recht op schadevergoeding, op welke basis dan ook, kan ontstaan.

G. Verbintenis en algemene verkoopsvoorwaarden

  • De inschrijving geldt als aanbod van de kandidaat om partner te worden en kan tijdens de procedure niet ingetrokken worden.
  • De algemene verkoopsvoorwaarden van Var zijn van toepassing.

H. Facturatiemodaliteiten

  • Floating pakketten: in de maanden waar GRPs gepland worden, wordt dat respectievelijke deel van het pakket gefactureerd. Vb 500 GRP worden gespreid over 10 maanden : in elke actieve maand wordt 1/10 van het pakket, nl €15.000 + btw gefactureerd
  • Sport pakket: aan het einde van de maand(en) waarin sportsponsoring voor de partner gepland is, worden de respectievelijke ingeplande GRPs gefactureerd (op basis van de ingeschatte GRPs).
  • VRT MAX: per maand in functie van de geplande impressies in die maand

I. Aanleveren billboards & prerolls

  • Door de partner tijdig volgens afspraken aangeleverd bij Var.
  • Alle specificaties in verband met sponsoring billboards (onder andere juridische voorschriften zoals maximumduur 5 seconden en andere voorschriften van het mediadecreet) moeten worden gerespecteerd.
  • Productie volgens de voorschriften van de technische fiche.

J. Vragen

Contactpersonen bij Var:

  • Stefanie Van Snick, Head of Sales Directs & New Bizz, stefanie@var.be
  • Lore Lenseclaes, Head of Sales Media agencies, lore@var.be
  • Yelle Pypops, Client Service Executive Premium Partnerships, yelle@var.be
  • Mauro Meurisse, Client Service Executive, mauro@var.be
  • Rudi Janssens, Chief Customer Officer, rudi@var.be
  • Of je vertrouwde accountverantwoordelijke