Premium partnership VRT-télévision : modalités

(1) Les présentes conditions s’appliquent au sponsoring à la VRT-TV, pour un nombre restreint de partenaires dont les mentions de sponsoring recourent au double billboarding animé de 5” à la VRT-TV.

(2) Le TV-sponsoring est subdivisé comme suit :
Sponsoring et trailering d’émissions :

• sponsoring et trailering d’émissions normales dans la grille de VRT 1, VRT CANVAS et Sporza pour live +7.
• sponsoring des reruns diffusés le même jour/semaine (ci-après dénommés ‘quick reruns’), que cette diffusion se fasse sur VRT 1 ou VRT CANVAS.

Événements, actions et concours de la VRT-Télévision et des radios de la VRT :

• Sponsoring et trailering des événements et/ou actions VRT qui sont ou non diffusés sur VRT 1 et/ou VRT CANVAS/Sporza.

(3) Les GRP sont fournis sur le groupe cible PRA 18-54 live +7 & guests.

Selon la souscription :

• 24 mois : du 1er janvier 2024 au 31 décembre 2025
• 12 mois : du 1er janvier 2024 au 31 décembre 2024

Budgets sur base annuelle :

• Package de 800.000 € à 1.000.000 €
• Package de 550.000 € à 799.000 €
• Package de 300.000 € à 549.000 €

Formules d’achat (VRT 1, VRT CANVAS et Sporza)

(1) Achat de Top contents =

Vous choisissez : émissions Top, à savoir :

• Productions locales
• Soutenues par une campagne promotionnelle crossmédia
• Avec leur trailering et leurs quick reruns

(2) Achat de Premium contents =

Vous choisissez : émissions Premium, à savoir :

• Émissions qui ne font pas partie de l’offre Top
• Avec leur trailering et leurs quick reruns

(3) Achat Flex =

• Var compose le planning pour vous, durant la période souhaitée et en fonction des disponibilités du moment.

Répartition par formule :

Chaque package est composé comme suit, en concertation avec Var :

• 70% du budget annuel peuvent être affectés à votre choix à des contenus Top et/ou Premium et/ou à des actions et événements (voir ci-dessous).
• 30% du budget annuel est affecté par Var (achats Flex) durant la période souhaitée.
• Var se réserve le droit de diverger de 5% de cette répartition (élasticité 65/35% - 75-25%)

Base fixe C/GRP pour les contenus Premium, par package, sur PRA 18-54 live +7 & guests

• Package à partir de 300.000 € : 330 €
• Package à partir de 550.000 € : 296 €
• Package à partir de 800.000 € : 273 €

Index

• Premium content   : index 100 (= base C/GRP)
• Top content             : index 115
• Trailering                  : index 100
• Achat Flex                 : index 90 

(*) pour les contrats de 2 ans, une augmentation de prix plafonnée à 5% sera appliquée en 2025 (les modalités pour les contrats de 1 an en 2025 seront définies au plus tard en août 2024)

Période de souscription

• Du lundi 11 septembre 2023 (10h00) au vendredi 15 septembre (17h00)

Comment souscrire valablement ?

• Via var.be/fr/premiumpartner24-25
• Pour être recevable, la souscription doit obligatoirement avoir été envoyée durant la période susmentionnée, la date/heure de la réception électronique faisant foi.
• En cas de contestation d’une souscription tardive, le souscripteur est habilité à prouver par tous les moyens qu’il a bel et bien envoyé sa demande de souscription durant la période requise. Si Var estime que ses preuves sont probantes, sa souscription sera considérée comme valablement reçue.

Clôture des souscriptions

• Var s’engage à confirmer la date et l’heure de la souscription dans les 4 heures de la réception de cette souscription, via un mail de confirmation envoyé à l’adresse e-mail de l’expéditeur.
• À l’échéance de la période de souscription, toutes les souscriptions valablement reçues sont réparties en souscriptions pour 1 an et souscriptions pour 2 ans, et réparties dans les 3 catégories de packages.

Priorités d’ordre général

Ordre d’attribution de base:

• Les souscriptions pour 2 ans sont toujours prioritaires par rapport aux souscriptions pour 1 an.
• Les Premium Partners en cours (2022-2023) ont priorité sur les Floating Partners (2023). Tous deux ont priorité sur les nouveaux partners.
• Importance du budget à la souscription, sur base annuelle (en cas d’achat de plusieurs packages, c’est le budget de souscription total qui est pris en compte).
   

En cas de montants de souscription identiques (par ordre de priorité):

1. La date et l’heure de la souscription (signature électronique)
2. Le montant de l’investissement net Var 2023 (audio-vidéo-digital enregistré et signé au plus tard le vendredi 15 septembre 2023)
3. Un tirage au sort dans l’hypothèse où plusieurs candidats répondent de manière identique aux critères susmentionnés, sous la supervision d’un huissier de justice, sachant que le plafond TV défini dans le contrat de gestion de la VRT ne peut être dépassé.
    

Nombre de Partners

• Le nombre de partners autorisés dans la catégorie 800.000 € > 1.000.000 € est de 6 au maximum.
• Pour les autres catégories, Var se réserve le droit de fixer le nombre de partners après la clôture de la période de souscription.
• En cas de souscription dans une catégorie qui n’est plus disponible, le candidat est automatiquement affecté à une catégorie inférieure.
• Si, à l’issue de la période de souscription, le nombre de candidats n’est pas suffisant pour compléter l’offre totale, Var est autorisé, après la clôture de la procédure décrite ci-avant, à commercialiser l’offre non vendue, et ce librement, indépendamment des catégories de packages, à partir du 1^er novembre 2023.
• Var se réserve le droit, durant la période de souscription prévue, de ne pas remplir intégralement le plafond TV, comme défini dans le contrat de gestion de la VRT.

Right of first refusal (ROFR) :

•  Les Premium Partners 2022-2023 disposent d’un ROFR s’ils souscrivent à nouveau pour 2024-2025 à la TV linéaire, pour un montant au moins égal à leur montant 2022-2023 (avec un minimum de 300.000 €, considéré le cas échéant au niveau du groupe).
• Le ROFR s’applique aux émissions, et non à la période.
• Le ROFR ne s’applique qu’aux émissions diffusées plusieurs fois par semaine (3 à 4 émissions par semaine au minimum).
• La période de référence ROFR est 2023 pour autant que l’émission soit/ait été diffusée en 2023. Dans le cas contraire, la période de référence est 2022.
• Les Partners éligibles au ROFR disposent d’une semaine, avant l’ouverture des périodes de planning intermédiaire (voir ci-dessous), pour exercer ce droit.
• En cas de suppression d’une émission sponsorisée en 2022-2023, le ROFR relatif à cette émission s’éteint d’office.
• Dans l’hypothèse où une émission est soutenue par du trailering, le ROFR relatif à cette émission ne s’applique qu’en combinaison avec le trailering.

Ordre de remplissage des émissions

Après l’exercice (ou non) du ROFR, l'ordre de priorité pour le choix d'autres titres dans la grille des programmes de VRT 1 et VRT CANVAS (*) est déterminé, lors de l’ouverture des différentes périodes de planning (voir I.1.), sur base de (dans l'ordre) :

• Ordre de priorité de base :
  1. Les souscriptions pour 2 ans sont toujours prioritaires par rapport aux souscriptions pour 1 an.
  2. Les Premium Partners en cours (2022-2023) ont priorité sur les Floating Partners (2023). Tous deux ont priorité sur les nouveaux partners.
  3. Importance du budget à la souscription, sur base annuelle (en cas d’achat de plusieurs packages, c’est le budget de souscription total qui est pris en compte).

• En cas de montants de souscription identiques (par ordre de priorité):
  1. La date et l’heure de la souscription (signature électronique)
  2. Le montant de l’investissement net Var 2023 (audio-vidéo-digital enregistré et signé au plus tard le vendredi 15 septembre 2023)

Une fois que l’ordre d’attribution est défini, le remplissage en lui-même débute, sur la base de :

I.1. Sponsoring d’émissions / événements, actions et concours :

Généralités :

(1) Le remplissage du sponsoring des émissions de VRT 1 et/ou VRT CANVAS/Sporza se fait sur la base d’un canevas trimestriel. Ce canevas donne un aperçu général des émissions/genres sur base hebdomadaire, avec leur trailering. À ce stade, les grilles des programmes et les estimations de GRP sont fournies sous réserve de changements éventuels.

(2) Le choix des émissions se fait en concertation avec Var, trois fois par an

2024 :

• Remplissage de la période jan–avr 2024       -> à partir du 1^er octobre 2023
• Remplissage de la période mai-août 2024   -> à partir du 1^er février 2024
• Remplissage de la période sep-déc 2024    -> à partir du 1^er juin 2024

2025 :

• Remplissage de la période jan–avr 2025        -> à partir du 1^er octobre 2024
• Remplissage de la période mai-août 2025     -> à partir du 1^er février 2025
• Remplissage de la période sep-déc 2025       -> à partir du 1^er juin 2025

(3) Pour les contenus Top et Premium choisis, Var garantit l’exclusivité sectorielle à chaque Partner, et ce au niveau de l’émission et pendant la durée de diffusion des émissions/épisodes sponsorisés. Dans le cadre des achats Flex, c’est une exclusivité sectorielle back-to-back qui est d’application.

(4) Tous les choix de contenus Top et Premium, ainsi que la période d’achats Flex, sont toujours sous réserve des disponibilités.

Composition du package de sponsoring contenus

 (1) Contenus Premium et/ou Top et/ou Creative Partnerships:

•  70% du budget de souscription sur base annuelle doit être associé à des contenus Top et/ou Premium et/ou à des actions et/ou événements.
• L’annonceur (conformément à l’ordre de priorité susmentionné) bénéficie de la possibilité, en concertation avec Var, d’effectuer les choix suivants (toujours sous réserve de disponibilité) :
  • Émissions spécifiques ou genres d’émissions (dans la liste des contenus Premium et Top), avec leur trailering et quick reruns.
  • Un choix complémentaire de période dans le cas d’émissions récurrentes sur base annuelle, avec une fréquence de plusieurs jours par semaine (3 à 4 diffusions au minimum par semaine).

(2) Flex :

• 30% du budget de souscription sur base annuelle est affecté en Flex.
• Les mois et budgets sont équitablement répartis sur l’année, en tenant compte des minima suivants :
• Entre 300K et 549 K = les achats Flex sont répartis sur 3 mois au minimum
• Plus de 550K = les achats Flex sont répartis sur 6 mois au minimum
• Avant l’ouverture de chaque planning, le Partner indique ses mois souhaités pour le trimestre suivant. Var s’efforce d’en tenir compte, mais ne peut être tenu pour responsable du non-respect de ces souhaits.
• Le planning Flex est intégralement effectué par Var, en tenant compte de la période choisie lors de la souscription, ainsi que des disponibilités.
• La livraison Flex se fait toujours sur base mensuelle (une période de 4 semaines consécutives).
• Exclusivité sectorielle back-to-back garantie dans l’écran billboard avant et après l’émission.

(3) 60% du budget de la souscription doit être affecté à la période janvier-août de l’année en question.
 

I.2. Livraison et suivi des GRP estimés 

GRP sponsoring d’émissions, avec ou sans trailering :

• Les billboards sont diffusés pendant toute la période de diffusion de l’émission, des quick reruns et du trailering (le cas échéant).
• Dans l’hypothèse où une émission et/ou trailering score mieux ou moins bien qu’estimé, le nombre de GRP réellement fourni est adapté dans le cadre de budget de souscription sur base annuelle.

GRP événements, actions et concours, diffusés ou non

• Les billboards sont diffusés pendant toute la période des événements, actions et concours.

GRP Flex

• Les billboards sont diffusés pendant toute la période selon le budget convenu, sur base mensuelle (soit 4 semaines consécutives).

Important :

• Var se réserve le droit, durant le dernier trimestre de présence du Partner, en concertation avec lui, d’ajuster le planning afin de respecter la répartition contractuelle 70% Top/Premium – 30% Flex et le budget de souscription correspondant.
• Var se réserve le droit de diverger de 5% de cette répartition (élasticité 65/35% - 75-25%)
• Le Partner s’engage à répartir suffisamment son budget sur l’année, conformément au marché pour son secteur et en tenant compte de sa présence publicitaire dans tous les médias.
• Spécifiquement pour les achats Flex : pour les Partners existants, Var tient compte le cas échéant du profil d’achat 2022-2023 pour répartir les GRP en 2024-2025.
• Var se réserve le droit, en concertation avec le Partner, de rechercher des alternatives en cas de disponibilités insuffisantes de l’inventaire.

J.1. Procédure

Le Partner qui sponsorise un événement ou une action VRT – qu’il/elle soit diffusé ou non à la TV – est dans l’obligation d’acheter l’ensemble du package 360°, outre le billboarding TV. Si le Partner ne souscrit pas à ce package, son ROFR sur le billboarding de l’émission en question n’est plus d’application.

Pour cette collaboration additionnelle, 10% maximum du budget de souscription sur base annuelle peuvent être utilisés. Si cela ne suffit pas, le solde est facturé en sus.

L’annonceur peut également choisir d’affecter intégralement ce budget de sponsoring en sus du budget de souscription.

Entrent notamment en ligne de compte :

1. Le media return sur tous les touchpoints VRT liés à l’événement commercialisé par Var/VRT et auquel un volet TV est associé :
   • radio
   • audio digitale
   • VRT MAX
   • product placement (product placement financier avec facturation via VRT ou maison de production externe ; pas de product placement en nature)
   • activation sur site
   • licensing
2. La fraction du budget couplée aux GRP TV avec billboarding 5” est prélevée dans le partenariat Premium et ne fait pas partie de la collaboration additionnelle (et n’est donc pas concernée par la règle susmentionnée des 10%).

J.2. Remplissage trimestriel des partenariats

Lors de chaque ouverture de planning intermédiaire, les possibilités de partenariat créatif et de product placement sont proposées d’abord aux Premium Partners. Var/VRT se réserve le droit de juger du match.

Var/VRT se réserve le droit de rechercher des partenaires pour les événements et actions à sponsoriser, ainsi que pour les intégrations de produits, et ce avant l’ouverture trimestrielle.

J.3. Priorité sur les événements/actions TV

Les Premium Partners bénéficient en priorité du droit de souscrire à de nouveaux événements/actions VRT, sous réserve d’un match et de la souscription à l’ensemble du package (voir J.1.).

Cette offre peut être faite simultanément à d’autres partenaires non-Premium, toujours sous réserve du ROFR des Premium Partners d’un même secteur.

Si le Premium Partner ne souscrit pas à l’offre, il perd son droit de billboarding ancré sur l’émission en question dans l’hypothèse où un concurrent de son secteur y souscrit.

En cas de nouvelle édition d’un même concept d’action ou d’événement durant la même année ou l’année suivante, le Partner qui y a souscrit dispose d’un ROFR. En cas de modification du concept, seul un Premium Partner dispose d’un ROFR pour souscrire au concept modifié.

J.4. Product placement

L’intégration ou la collaboration ‘produit’ dans le cadre d’une émission est toujours proposée d’abord aux Premium Partners, et/ou au Premium Partner qui sponsorise l’émission en question, et ce pour autant qu’il s’agisse de productions dans lesquelles la VRT possède une participation majoritaire.

L’intégration ‘produit’ comprend toujours le billboarding 5" ancré sur l’émission en question, ainsi que le trailering correspondant.

Si le Premium Partner ne souscrit pas à la proposition, l’offre peut également être faite à un partenaire Premium (ou non) concurrent.

Dans l’hypothèse où un concurrent souscrit à l’offre, la Var recherchera une alternative, en concertation avec le Premium Partner, pour le billboarding de l’émission.

En cas de récurrence du product placement plus tard dans l’année ou l’année suivante, le partenaire souscripteur bénéficie d’un ROFR. En cas de modification du concept, seul un Premium Partner dispose d’un ROFR pour souscrire au concept modifié.

J.5. Tarifs

Billboarding articulé sur la diffusion d’un événement

• C/GRP de Premium ou Top (selon la classification de l’événement), conformément au C/GRP contractuel

Trailering de promotion d’un événement/action

• C/GRP de Premium, conformément au C/GRP contractuel

(1) Le billboarding est toujours double, à savoir avant et après l’émission et dans les trailers.

• Pour les contenus Premium et Top, ainsi que pour les achats Flex, 4 Partners au maximum peuvent s’associer à une émission.
• Une exclusivité sectorielle est d’application pendant la durée de l’association du Partner à l’émission (en l’occurrence les contenus Premium et Top).
• Pour le trailering, l’exclusivité sectorielle est exclusivement back-to-back (pour les 2x billboards 5” qui clôturent le trailer).

(2) Tous les candidats-partenaires doivent souscrire au nom de la personne morale dans le cadre de laquelle ils exercent leurs activités.

(3) Tous les produits et/ou services qui ressortissent à cette personne morale entrent en ligne de compte pour le billboarding.

(4) Tous les plannings VRT 1, VRT CANVAS et Sporza se font sur la base des disponibilités du moment. La non-disponibilité d’émissions/impressions ne peut donner lieu à une quelconque forme de compensation.

(5) En vertu de ses conditions générales de vente, Var est habilitée à refuser un billboard pour des raisons juridiques ou de gouvernance (telles qu’un conflit avec l’image, les valeurs et/ou la stratégie de la VRT).

(6) GRP sur le groupe cible PRA 18-54 pour live +7 et guests.

(7) Conditions résolutoires :

• Toute modification du contrat de gestion ou de la législation peut donner lieu à la suspension/résolution du partenariat.
• Une telle hypothèse représenterait un cas de force majeure pour Var/VRT en matière de demandes de souscription aux Premium Partnerships, qui entraîne l’acceptation par les partenaires, de sorte qu’ils ne peuvent prétendre à un quelconque dédommagement, de quelque chef que ce soit.

La souscription vaut offre du candidat aux fins de devenir partenaire, et ne peut être rétractée durant la procédure. 

Les conditions générales de vente de Var sont d’application.

Sponsoring d’émission, flex buying, trailering et actions/événements :
Tous les mois, 1/13e du budget de souscription PP TV (avec compensation sur base annuelle en décembre)

Les billboards/prerolls doivent être livrés par le partenaire à Var conformément aux engagements.

Toutes les autres spécifications relatives aux billboards de sponsoring (notamment les prescriptions juridiques telles que la durée maximale de 5 secondes et les autres dispositions du ‘Mediadecreet’) doivent être respectées. 

La production doit être conforme aux prescriptions de la fiche technique. 

Plus d’infos :

Consignes parrainage de programmes télé VRT

Directives pour le billboarding télévisé

Des questions? 

• Yelle Pypos, Expert TV Premium Partnerships, yelle@var.be
• Mauro Meurisse, Expert TV Premium Partnerships, mauro@var.be
• Hannah Jacobs, Executive TV Premium Partnerships, hannah.jacobs.ext@var.be
• Annemie Pauwels, Head of TV Premium Partnerships, annemie@var.be
• Votre contact commercial de confiance :
  • Stefanie Van Snick, Head of Sales Directs & New Bizz, stefanie@var.be
  • Lore Lenseclaes, Head of Sales Media agencies, lore@var.be
  • votre interlocuteur habituel