Premium partnership VRT-televisie: voorwaarden

(1) Deze principes zijn geldig voor sponsoring op VRT-televisie, voor een beperkt aantal partners die de sponsorvermeldingen op basis van geanimeerde 5” billboarding op VRT-televisie invullen.
 

(2) Tv-sponsoring wordt opgedeeld in :
Programmasponsoring & trailering :

• Sponsoring van de reguliere programma’s én de daarvoor voorziene trailering uit de programmaschema’s van VRT 1, VRT CANVAS en Sporza voor live kijken +7.
• Sponsoring van de reruns die worden uitgezonden binnen dezelfde week/dag (verder vermeld als “quick rerun”), ongeacht of dit wordt uitgezonden op VRT 1 of VRT CANVAS.

Evenementen en acties/wedstrijden van VRT- tv - en radiozenders :

• Sponsoring van VRT- evenementen en/of acties die al dan niet op VRT 1, en/of VRT CANVAS en Sporza worden uitgezonden, en hun respectievelijke trailering.
   

(3) GRP’s worden geleverd op doelgroep VVA 18-54 voor live kijken +7 & guests.

Afhankelijk van de inschrijving:

• 24 maanden: van 1 januari 2024 t.e.m. 31 december 2025
• 12 maanden: van 1 januari 2024 t.e.m. 31 december 2024

Budgetten op jaarbasis :

• Pakket van minimum € 800.000 tot max € 1.000.000
• Pakket van minimum €550.000 (tot € 799.000)
• Pakket van minimum €300.000 (tot € 549.000)

Aankoopformules (VRT 1, VRT CANVAS en Sporza)

(1) Aankoop van Top content = 
U kiest : Top programma’s – dit zijn :

• lokale producties
• ondersteund door een cross mediale promotiecampagne
• met hun respectievelijke trailering en quick reruns

(2) Aankoop van Premium content =
U kiest : Premium Programma’s – dit zijn:

• Programma’s die niet tot de top content behoren
• met hun respectievelijke trailering en quick reruns

(3) Flex aankoop =

• Var stelt voor u een planning samen, overeenkomstig de opgegeven periode en volgens de beschikbaarheid van het moment
   

Aandeel per aankoopformule :

Elk pakket wordt, in overleg met Var samengesteld als volgt :

• 70% van het jaarbudget kunt u naar keuze invullen met top en/of premium content en/of acties en events (zie later)
• 30% van het jaarbudget wordt in de maanden van keuze ingepland door Var (flex aankoop)
• Var behoudt zich het voorrecht om van deze verdeling tot 10%.punt af te wijken (elasticiteit 65%-35% / 75%-25%)

Vaste basis C/GRP voor de premium content, per pakket, op VVA 18-54 live kijken +7 en guests

• Pakket vanaf €300.000 : €330
• Pakket vanaf €550.000 : €296
• Pakket vanaf €800.000 : €273

Indexen

• Premium content    : index 100 (= basis C/GRP)
• Top content              : index 115
• Trailering                   : index 100
• Flex aankoop            : index 90

(*) Voor 2-jarige contracten wordt in 2025 een maximale prijsstijging van 5% toegepast (de modaliteiten voor 1-jarige contracten 2025 worden uiterlijk in augustus 2024 bepaald).

Inschrijvingsperiode

• Van maandag 11 sept 2023 - 10:00u t.e.m. vrijdag 15 sept – 17:00u.

Hoe geldig inschrijven?

• Via var.be/premiumvrt24-25
• De inschrijving is slechts ontvankelijk indien verstuurd tijdens hoger vermelde periode.
• Datum en tijdstip van elektronische handtekening geldt als bewijs.
• In geval van betwisting van tijdige inschrijving heeft de inschrijver het recht om met alle middelen te bewijzen dat zijn kandidaatstelling verstuurd was binnen de inschrijvingsperiode. Indien Var dit bewijs aanvaardbaar vindt wordt de inschrijving als ontvankelijk gekwalificeerd.

Afsluiten inschrijvingen

• Na inschrijving ontvang je een bevestigingsmail aan adres verzender.
• Na afsluiting van de inschrijvingsperiode worden alle geldige inschrijvingen in 2 jarige en 1-jarige inschrijvingen verdeeld, en daarbij ingedeeld in de 3 pakketcategorieën.

Algemene voorrangsorde

 Basis-rangorde toewijzing :

• Inschrijvingen voor 2 jaar krijgen steeds voorrang op inschrijvingen voor 1 jaar.
• Een bestaande premium partner (2022-2023) krijgt voorrang op een floating partner (2023). Beide hebben voorrang op nieuwe partners.
• Grootorde budget bij inschrijving, op jaarbasis (bij aankoop van meerdere pakketten geldt het totale inschrijvingsbudget).
   

Bij identieke inschrijvingsbedragen gelden (in rangorde):

1. Inschrijvingsdatum en tijdstip van elektronische handtekening.
2. Grootorde van netto investering 2023 Var (audio-video-digital ingeboekt en gehandtekend uiterlijk op vrijdag 15.09.2023).
3. Een lottrekking, indien meerdere kandidaten aan dezelfde hoger vermelde criteria voldoen, onder toezicht van een gerechtsdeurwaarder, en rekening houdend met het gegeven dat het tv-plafond in de VRT-beheersovereenkomst vastgelegd, niet mag worden overschreden.
    

 Aantal partners

• Het aantal partners toegestaan binnen de categorie €800.000-€1.000.000 bedraagt maximaal 6.
• Var behoudt zich het voorrecht om voor de andere categorieën het aantal partners te bepalen nà het afsluiten van de inschrijvingsperiode.
• Bij inschrijving voor een categorie die niet meer beschikbaar is wordt  automatisch overgegaan naar de categorie lager.  
• Indien er na de inschrijvingsperiode niet genoeg kandidaten zijn om het totale aanbod in te vullen, zal Var na afronding van de boven beschreven procedure het niet-verkochte aanbod geheel vrij, los van bestaande pakketcategorieën, vanaf 1 november 2023 verder op de markt brengen.
• Var eigent zich het recht toe om tijdens de geplande inschrijvingsperiode het TV-plafond, zoals in de VRT-Beheersovereenkomst vastgelegd, niet integraal in te vullen.

Right of first refusal (hierna ROFR) :

• De bestaande premium partners 2022-2023 genieten een ROFR indien ze voor 2024-2025 opnieuw intekenen voor minimaal eenzelfde investering in lineaire TV als in 2022-2023 (met een minimum van €300.000 – bekeken op groepsniveau indien aan de orde).
• ROFR geldt op programmaniveau en niet op periode.
• ROFR geldt enkel op periode voor programma’s met een frequentie van meerdere dagen per week (minimaal 3 à 4 uitzendingen per week).
• Referentieperiode ROFR is 2023 voor zover het programma wordt/werd uitgezonden in 2023. Zoniet is de referentieperiode 2022.
• Partners die hiervoor in aanmerking komen krijgen structureel vóór de opening van de tussentijdse planningsperiodes (zie later) 1 week de tijd om hun ROFR uit te oefenen.  
• Bij opheffing van een in 2022-2023 gesponsord programma vervalt definitief het ROFR op het respectievelijke programma
• Indien een programma wordt ondersteund door trailering dan geldt het ROFR op dat programma enkel in combinatie met de trailering.

Volgorde van invulling programmakeuze

Na de al dan niet uitoefening van de right(s) of first refusal wordt, bij opening van de respectievelijke planningsperiode (zie I.1), de voorrangsorde voor het kiezen van overige titels in het programmaschema van VRT 1 en VRT CANVAS bepaald op basis van (in rangorde) :
 

• Basis-rangorde toewijzing :
  1. Inschrijvingen voor 2 jaar krijgen steeds voorrang op inschrijvingen voor 1 jaar.
  2. Een bestaande premium partner (2022-2023) krijgt voorrang op een floating partner (2023). Beide hebben voorrang op nieuwe partner.
  3. Grootorde budget bij inschrijving, op jaarbasis (bij aankoop van meerdere pakketten geldt het totale inschrijvingsbudget).
      
• Bij identieke inschrijvingsbedragen gelden (in rangorde):
  1. Inschrijvingsdatum en tijdstip van elektronische handtekening.
  2. Grootorde van netto investering 2023 Var (audio-video-digital ingeboekt en gehandtekend uiterlijk op vrijdag 15.09.2023).

Eenmaal de voorrangsorde van toewijzing opgesteld is, start de eigenlijke invulling op basis van:

I.1. Programmasponsoring / evenementen, acties en wedstrijden
 

Algemeen :

(1) De invulling van de sponsoring van VRT 1 en/of VRT CANVAS en/of Sporza programma’s gebeurt aan de hand van een basisschema op trimestriële basis. Dat schema geeft een algemeen overzicht van programma’s / genres op weekbasis met hun respectievelijke trailering. Programmaschema’s en inschattingen van grp’s per programma zijn in dit stadium onder voorbehoud van mogelijke wijzigingen.

(2) Programmakeuze gebeurt in overleg met Var en dit 3x op jaarbasis

2024 :

• Invulling periode jan - april 2024    -> vanaf 1 oktober 2023
• Invulling periode mei – aug 2024   -> vanaf 1 februari 2024
• Invulling periode sept - dec 2024   -> vanaf 1 juni 2024

2025 :

• Invulling periode jan - april 2024    -> vanaf 1 oktober 2024
• Invulling periode mei – aug 2024   -> vanaf 1 februari 2025
• Invulling periode sept - dec 2024   -> vanaf 1 juni 2025

(3) Voor de gekozen premium en top content garandeert Var aan elke partner exclusiviteit per sector en dit op programmaniveau en tijdens de duur van de door hem gesponsorde afleveringen. Binnen flex aankoop geldt een back-to-back sectorexclusiviteit. 

(4) Elke keuze van top-en premium content alsook de periode van flex aankoop zijn steeds onder voorbehoud van beschikbaarheid.

Samenstelling content sponsorpakket

(1)  Aankoop Premium en/of top content en/of creative partnerships: 

• 70% van het intekenbudget op jaarbasis moet worden gelinkt aan premium en/of top content en/of acties en/events
• Adverteerder (conform hogervermelde voorrangsregels) krijgt de mogelijkheid om in overleg met Var volgende keuzes te maken, en dit steeds onder voorbehoud van beschikbaarheid  :
  • Keuze specifieke programma’s of programmagenres (uit de aangeboden premium en top-content lijst) met bijhorende trailering en quick reruns.
  • Bijkomend keuze van periode in geval van recurrente programma’s op jaarbasis met een frequentie van meerdere dagen per week (minimaal 3 à 4 uitzendingen per week).

 (2) Flex aankoop :

• 30% van het intekenbudget op jaarbasis wordt flex aangekocht
• Maanden en bijhorend budget worden evenwichtig gespreid over het jaar met volgende minima :
  • Vanaf 300K tot 549 K = flex aankoop wordt gespreid over minimum 3 maanden.
  • Vanaf 550K = flex aankoop wordt gespreid over minimum 6 maanden.
• Voorafgaand aan de opening van elke planning geeft de partner voor het eerstvolgende kwartaal de gewenste maand(en) op. Var tracht hier maximaal rekening mee te houden, maar is niet aansprakelijk als de periode niet kan worden gerespecteerd.
• Planning in flex aankoop gebeurt integraal door Var, rekening houdend met de gekozen periode bij intekening en met de beschikbaarheid.
• Uitlevering in flex aankoop gebeurt steeds op maandbasis (periode van 4 consecutieve weken).
• Sectorexclusiviteit back to back gegarandeerd binnen het  billboard blok vóór en nà het programma.

(3) 60% van het intekenbudget moet worden opgenomen in de periode januari-augustus van het respectievelijke jaar.

I.2. Uitlevering en opvolging van ingeschatte GRP’s
 

GRP’s Programmasponsoring met al dan niet bijhorende trailering :

• Billboards worden uitgezonden gedurende de hele uitzendperiode van zowel programma, quick reruns als traileringcampagne (indien aan de orde).
• Wanneer een programma en/of trailering hoger of lager scoren dan ingeschat dan wordt het uiteindelijk uitgeleverd # GRP verrekend binnen het intekenbudget op jaarbasis.

GRP’s evenementen, acties en wedstrijden, al dan niet uitgezonden

• Billboards worden uitgezonden gedurende de volledige periode overeenkomstig met de evenementen, acties en wedstrijden.

GRP’s flex aankoop

• Billboards worden uitgezonden volgens het overeengekomen budget, op maandbasis (of 4 consecutieve weken).

Belangrijk :

• Var behoudt zich het recht om in het laatste kwartaal van het jaar waarin de partner aanwezig is, in overleg, de planning bij te sturen om zodoende de contractueel vastgelegde verdeling 70% top/premium - 30% flex en bijhorend intekenbudget te kunnen honoreren.
• Var behoudt zich het recht om van deze verdeling tot 10%.punt af te wijken (elasticiteit 65%-35% / 75%-25%).
• De partner verbindt zich ertoe om zijn intekenbudget voldoende te spreiden over het jaar, marktconform voor zijn sector en rekening houdend met zijn algemene reclamedruk over alle media.
• Specifiek voor Flex aankoop : Voor bestaande partners houdt Var voor het bepalen van de GRP verdeling 2024-2025 rekening met het aankooppatroon 2022-2023, indien gewenst. 
• Var behoudt zich het recht om samen met de partner alternatieven te zoeken bij onvoldoende beschikbare inventaris.

J.1. Werkwijze

De partner die een VRT event of -actie sponsort, al dan niet uitgezonden op TV,  is verplicht om naast de TV-billboarding het hele 360° package aan te kopen. Indien de partner niet ingaat op dit package dan vervalt het ROFR op de billboarding rond het betreffende programma.

Voor deze extra samenwerking kan maximaal 10% van het intekenbudget op jaarbasis worden ingezet. Indien dit niet volstaat wordt het resterend gedeelte extra gefactureerd.

De adverteerder kan er eveneens voor kiezen om dit sponsorbudget integraal on top van het intekenbudget in te zetten.

Komen o.a. in aanmerking :

1. Media return op alle VRT touchpoints gelinkt aan een event dat VRT/Var in de markt zet en waar een TV-luik is aan verbonden :
   • radio
   • digitale audio
   • VRT MAX
   • product placement (financiële productplacement met facturatie via VRT of extern productiehuis ; geen product placement in natura)
   • activatie on site
   • licensing
2. Het budgetgedeelte gekoppeld aan TV-GRP’s met 5” billboarding wordt opgenomen binnen het premium partnership en valt niet onder de extra samenwerking en dus niet onder de bovenvermelde 10% regel.
    

J.2. trimestriële invulling partnerships

Bij elke tussentijdse planning-opening worden de mogelijkheden tot creatieve partnerships en product placement in eerste instantie aan premium partners aangeboden. VRT/Var behoudt zich het voorrecht om te oordelen over een inhoudelijke match.

VRT/Var behoudt zich het recht om sneller dan de trimestriële opening partners te zoeken voor te sponsoren events, acties en/of productionele integratiemogelijkheden.

J.3. Voorrecht intekening op TV events/acties

Premium partners krijgen steeds als eerste het voorrecht om in te tekenen op nieuwe VRT-events en/of acties, onder voorbehoud van een inhoudelijke match en intekening op het volledige package (zie J.1.).

Het aanbod kan simultaan worden voorgesteld aan niet-premium partners, steeds onder voorbehoud van de aangeboden right of first refusal voor de premium partners binnen eenzelfde sector.

Indien de premium partner niet ingaat op het aanbod, dan verliest deze het recht tot billboarding rond het betrokken programma indien een sector-concurrent intekent.

Bij herhaling van eenzelfde concept van de actie en/of het event later op het jaar of in jaar+1 geldt het ROFR voor de partner die hierop heeft ingetekend. Enkel een premium partner zal bij een vernieuwd concept genieten van een ROFR voor het intekenen op het vernieuwde concept.

J.4. Product placement

De mogelijkheid tot integratie of productionele samenwerking binnen een programma wordt steeds eerst aangeboden aan premium partners, en/of aan de premium partner die het respectievelijke programma sponsort, dit voor zover het gaat over producties waar VRT majoritair in participeert.

Productionele integratie omvat ook steeds de 5" BB rond het respectievelijke programma en bijhorende trailering.

Indien de premium partner niet ingaat op het voorstel dan kan het voorstel ook  worden aangeboden aan concurrerende (niet)-premium partner.

Indien een concurrent op het voorstel ingaat zal in overleg met Var een alternatief worden gezocht voor billboarding van de aanwezige premium partner rond het programma.

Bij herhaling van product placement later op het jaar of in jaar+1 geldt het ROFR  voor de partner die hierop heeft ingetekend. Enkel een premium partner zal bij een vernieuwd concept genieten van een ROFR voor het intekenen op het vernieuwde concept.
 

J.5. Tarieven

Billboarding rond de uitzending van het event

• C/GRP van premium of Top (volgens classificatie event), overeenkomstig contractuele C/GRP.

Trailering ter promotie van het event/actie

• C/GRP van premium, overeenkomstig contractuele C/GRP.

(1)  Er wordt telkens een dubbele billboarding voorzien, zowel voor als na het programma en in de trailers.

Voor premium- en topcontent  én voor flex buying kunnen maximaal 4 partners zich aan een programma verbinden.  

Voor de duur dat de partner zich aan het programma bindt (in casu premium- en top-content) geldt er exclusiviteit per sector.

Voor trailering geldt sectorexclusiviteit enkel back to back (binnen de 2x 5” billboard die de trailer afsluiten).

(2) Iedere kandidaat-partner dient in te schrijven onder de naam van de rechtspersoon waarbinnen hij opereert.

(3) Alle producten en/of diensten die ressorteren onder deze inschrijvende rechtspersoon komen in aanmerking voor billboarding.

(4) Alle planningen van VRT 1, VRT CANVAS en Sporza gebeuren steeds op basis van de beschikbaarheden van dat moment. Het niet beschikbaar zijn van programma’s/impressies kan geen aanleiding geven tot enige vorm van compensatie.

(5) Var heeft, op basis van de algemene verkoopsvoorwaarden het recht een billboard te weigeren om juridische of beleidsmatige redenen (zoals tegenstrijdigheid met imago, waarden en strategie van VRT).

(6) GRP op doelgroep VVA 18-54 voor live kijken +7 en guests.

(7) Ontbindende voorwaarden:

Indien er zich wijzigingen voordoen in de beheersovereenkomst of de wetgeving, kan dit aanleiding geven tot het opschorten/ontbinden van het partnership.

In dat geval zal dit voor VRT/Var een geval van overmacht uitmaken m.b.t. de vraag tot inschrijving op de Premium Partnerships waardoor de partners aanvaarden dat er hieruit geen enkel recht op schadevergoeding, op welke basis dan ook, kan ontstaan.

De inschrijving geldt als niet annuleerbaar engagement van de kandidaat om partner te worden en kan tijdens de procedure niet ingetrokken worden.

De algemene verkoopsvoorwaarden van Var zijn verder van toepassing.

Programmasponsoring, flex buying, trailering en evenementen/acties:
per maand 1/13de van het TV-PP intekenbudget  (met verrekening op jaarbasis in december)

Door de partner tijdig volgens afspraken aangeleverd bij Var.

Alle specificaties in verband met sponsoring billboards (onder andere juridische voorschriften zoals maximumduur 5 seconden en andere voorschriften van het mediadecreet) moeten worden gerespecteerd.

Productie volgens de voorschriften van de technische fiche.

Meer info:

Instructies programmasponsoring VRT-tv

Richtlijnen voor tv-billboards

Vragen? 

• Yelle Pypos, Expert TV Premium Partnerships, yelle@var.be
• Mauro Meurisse, Expert TV Premium Partnerships, mauro@var.be
• Hannah Jacobs, Executive TV Premium Partnerships, hannah.jacobs.ext@var.be
• Annemie Pauwels, Head of TV Premium Partnerships, annemie@var.be
• Of je vertrouwde salescontact :
  • Stefanie Van Snick, Head of Sales Directs & New Bizz, stefanie@var.be
  • Lore Lenseclaes, Head of Sales Media agencies, lore@var.be
  • je vertrouwde accountverantwoordelijke