Algemene en aanvullende verkoopsvoorwaarden VRT Audio en Video

I. Algemeen

1. Algemene voorwaarden

1.1. Onderhavige algemene voorwaarden maken integrerend deel uit van de overeenkomst en hebben voorrang op de algemene aankoopvoorwaarden van de contractant. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op het volledige VRT/Var-portfolio met betrekking tot de verkoop van reclameruimte. Specifieke aanvullende verkoopsvoorwaarden per product (*) worden opgesomd in onderstaande rubrieken II tem V (*): audio , video, boost, radiosponsoring, creative partnerships, ban en TV-premium partnerships.
1.2. De bepalingen in deze voorwaarden en de offerte bepalen gezamenlijk de rechtsverhouding tussen partijen en komen in de plaats van alle eerder gemaakte afspraken of communicatie en leveren daarvoor ook het uitsluitende bewijs.
1.3. Wijzigingen van en aanvullingen op enige bepaling in de overeenkomst (inclusief deze voorwaarden zijn slechts geldig indien zij schriftelijk en/of elektronisch worden overeengekomen en kunnen slechts daarmee worden bewezen.
1.4. In geval er wijzigingen aan de samenstelling van het aanbod en de desbetreffende pakketten zullen de gewijzigde pakketten op een aangekondigde datum in de loop van 2022 ingevoerd worden waarbij er in ieder geval een periode zal zijn waarop klanten nog voor de oude samenstelling kunnen opteren.

2. Communicatie

Alle briefwisseling wordt, tenzij schriftelijk akkoord van Var, naar Var gestuurd. Iedere communicatie kan elektronisch geschieden behoudens voor zover in deze voorwaarden en/of de offerte en/of de wet daarvan wordt afgeweken.
Elektronische communicatie wordt geacht te zijn ontvangen op de dag van verzending, tenzij het tegendeel door de ontvanger daarvan wordt bewezen. Indien de communicatie niet is ontvangen als gevolg van afleverings- en/of toegankelijkheidsproblemen met betrekking tot de mailbox van contractant, komt dit voor risico van de contractant.

3. Hoofdelijke aansprakelijkheid

Indien de contractant optreedt in opdracht van een opdrachtgever, dan zijn beiden hoofdelijk tot betaling gehouden. In geval van buitenlandse contractanten is de in België gevestigde wettelijke volmachthouder eveneens hoofdelijk tot betaling gehouden.

4. Offerte

Elke aanvraag wordt door Var verwerkt op basis van de beschikbare zendtijd/inventory bij VRT of de mogelijkheden van sponsoring van het gevraagde programma. Var zendt een offerte met zendschema/uitleverschema/projectvoorstel voor de reservatie en met prijsbepaling (excl. BTW). De aanvaarding van de offerte van Var door de contractant houdt tevens de volledige aanvaarding van onderhavige algemene voorwaarden in.
Het tarief, de verkoopmodaliteiten en de technische voorwaarden zijn deze die van kracht zijn op het ogenblik dat Var haar offerte opstuurt naar de contractant.

5. Overeenkomst

5.1. De overeenkomst ontstaat op het ogenblik van ontvangst door Var van de aanvaarding van de offerte, tenzij er door Var een gehele of gedeeltelijke voorafbetaling geëist wordt; dan geldt deze betaling immers als schorsende voorwaarde voor het ontstaan van de overeenkomst.
De aanvaarding heeft bovendien slechts uitwerking indien de offerte is ondertekend en gedagtekend. De aanvaarding dient daarenboven door de contractant te worden teruggezonden uiterlijk op de vermelde datum op de offerte.

5.2. Indien het vertrouwen van Var in de kredietwaardigheid van een contractant geschonden wordt door daden van gerechtelijke uitvoering tegen de contractant en/of aanwijsbare andere gebeurtenissen, die het vertrouwen in de goede uitvoering van de door de contractant aangegane verbintenissen in vraag stellen en/of onmogelijk maken, behoudt Var zich het recht voor om van de contractant geschikte waarborgen te eisen. Het feit dat de contractant weigert hierop in te gaan is een contractuele wanprestatie.

5.3. De aanvaarding van een offerte via het Var Access-platform kan enkel voor het geheel van de overeenkomst.

5.4. Elke overeenkomst is strikt persoonlijk, en geldt specifiek voor de vermelde geïndividualiseerde contractant en, in voorkomend geval, de éénduidig geïdentificeerde opdrachtgever (adverteerder). Ze mag dus in geen geval overgedragen worden, zelfs niet gedeeltelijk.

5.5. Indien de contractant optreedt voor een adverteerder die via een tussenpersoon (reclamebureau of media agency) aankoopt, behoudt Var zich het recht voor de met de contractanttussenpersoon overeengekomen voorwaarden, op uitdrukkelijk verzoek van de opdrachtgever (adverteerder), mede te delen aan de nieuwe door de opdrachtgever aangeduide en gemandateerde tussenpersoon (reclamebureau of media agency).

5.6. In geval van niet-betaling of in geval van contractuele wanprestatie zoals bepaald in punt 5.2 behoudt Var zich het recht voor, mits notificatie per aangetekend schrijven, zonder vooropzeg:

  • De uitvoering van desbetreffende overeenkomst te staken;
  • De uitvoering van andere overeenkomsten te staken;
  • De uitvoering van andere nog te starten overeenkomsten uit te stellen;
  • Een gehele of gedeeltelijke voorafbetaling van andere overeenkomsten te eisen;
  • Alle aan de contractant verleende creditnota’s onmiddellijk te compenseren met de openstaande facturen.

In alle bovenvermelde gevallen zal de contractant en/of zijn opdrachtgever geen enkel recht hebben op schadevergoeding en vrijwaart de contractant Var en VRT onherroepelijk en onbeperkt tegen alle aanspraken van zijn opdrachtgevers jegens Var of VRT.

6. Vertrouwelijkheid

6.1. Na expliciete vraag heeft Var steeds het recht om kopieën te bezorgen van bestelbon en factuur met betrekking tot zijn campagnes aan de adverteerder.

6.2. De contractant verbindt er zich toe en maakt zich sterk voor zijn opdrachtgever, om de inhoud van iedere overeenkomst en in het bijzonder de overeengekomen voorwaarden, alsook alle in het raam van de besprekingen bekomen informatie die geleid hebben tot het sluiten van de overeenkomst, te beschouwen als zijnde geheim en van vertrouwelijke aard.

Deze vertrouwelijkheidsverplichting blijft gelden tot 2 jaar na ondertekening van de overeenkomst. Indien de contractant of een opdrachtgever in het kader van een procedure wettelijk verplicht wordt de vertrouwelijke informatie geheel of gedeeltelijk openbaar te maken, zal de contractant Var daarvan onverwijld schriftelijk op de hoogte brengen, zodat Var een aanvraag kan indienen voor een beschermende maatregel of kan afzien van de naleving van de vertrouwelijkheidsverplichting.

In ieder geval zal de contractant en de opdrachtgever, die de contractant hiertoe contractueel zal verplichten, enkel die vertrouwelijke informatie verschaffen die hij wettelijk moet openbaar maken, en zal hij alle mogelijke maatregelen nemen om de garantie te krijgen dat de vertrouwelijke informatie vertrouwelijk zal behandeld worden.
De partijen erkennen dat de vertrouwelijkheidsverplichting essentieel is en dat het schenden ervan onherstelbare schade zou veroorzaken aan Var. Var behoudt zich dan ook het recht voor schadevergoeding te eisen bij niet-naleving van de vertrouwelijkheidsverplichting.

7. Conformiteit en deontologie

Var licht de contractant in en de contractant neemt akte en aanvaardt dat VRT steeds en in alle gevallen discretionair beslissingsrecht heeft over de sponsorvermeldingen en spots via haar kanalen. Hierbij een niet-limitatieve opsomming van beoordelingscriteria:

7.1. Geen sponsorvermeldingen en spots worden aanvaard die strijdig zijn met wetten en/of verordeningen, het imago van VRT of het beleid dat deze laatste wenst te voeren.

7.2. Storend nagesynchroniseerde of taalkundig onverzorgde sponsorvermeldingen en spots worden niet aanvaard.

7.3. Sponsorvermeldingen en spots ten voordele van andere omroepen kunnen aanvaard worden op basis van wederkerigheid.

7.4. Geen sponsorvermeldingen en spots worden aanvaard waarin de personeelsleden van VRT die een journalistieke functie uitoefenen hun stem of figuur lenen.

7.5. Geen sponsorvermeldingen en spots worden aanvaard waarin andere dan hierboven vermelde personeelsleden van VRT hun stem of figuur lenen en wiens arbeidsovereenkomst met VRT dit niet toelaat.

7.6. Verwijzingen naar personen die bij het publiek goed gekend zijn vereist grote omzichtigheid (code voor reclame en sponsoring).

7.7. De contractant verbindt zich ertoe en vrijwaart Var en VRT op dit vlak, om kinderstemmen overeenkomstig de vigerende desbetreffende wetgeving te gebruiken.

7.8. Spots die bij de luisteraars tot verwarring kunnen leiden met reguliere programma’s of informatierubrieken van de VRT-radio worden niet aanvaard.

In geval van weigering van een uitzending en/of uitlevering kan Var overleg organiseren tussen Var, VRT en de contractant en/of de opdrachtgever.

8. Uur-aanduidingen

Alle uitzenduren vermeld in de offerte worden bij wijze van aanduiding en zonder waarborg gegeven. Voor radioreclame geldt dat de uur-aanduidingen slaan op de plaats in het zendschema, en niet op de exacte uur-aanduiding. Indien als gevolg van onvoorziene programmawijzigingen of overmacht het zendschema dient te worden aangepast en een uitzending niet op de overeengekomen dag en uur kan worden uitgezonden of wordt onderbroken, kunnen door Var, en dit ter waarde van de niet-conforme of onderbroken uitzending, compensatie-uitzendingen worden voorgesteld.

Voor de offerte van digitale aankopen (audio en video) worden de uitleveringen gegeven binnen de afgesproken periode, evenwel zonder waarborg. Indien het afgesproken aantal uitleveringen niet kan worden nagekomen zal Var een krediet toekennen, dat bij een volgende campagne kan worden ingezet.

Indien de compensatie-uitzendingen en/of uitleveringen evenwel niet mogelijk zijn voor Var of het voorstel van Var door de contractant niet wordt aanvaard, moet de uitzending/uitlevering niet betaald worden. De contractant of de opdrachtgever kan evenwel nooit aanspraak maken op enige andere vorm van schadeloosstelling.

9. Vrijwaringen en aansprakelijkheden

9.1. De contractant is steeds volledig aansprakelijk voor de inhoud en de vorm van de sponsorvermeldingen en spots.

9.2. De conformiteit van de sponsorvermeldingen en/of spots met alle geldende wettelijke en deontologische voorschriften wordt door hem gegarandeerd, en hij vrijwaart Var en VRT onherroepelijk en onbeperkt tegen alle aanspraken van derden jegens Var of VRT tot vergoeding van de door de uitzending veroorzaakte schade.

9.3. De contractant is verantwoordelijk voor het verkrijgen en het betalen van alle rechten en toelatingen die noodzakelijk zijn voor de realisatie en de sponsorvermeldingen en/of spots.

9.4. Var en, in voorkomend geval, VRT worden volledig door de contractant gevrijwaard tegen alle aanspraken van derden met betrekking tot auteursrechten en andere intellectuele en/of industriële eigendomsrechten dit zowel voor de inhoud als voor de vorm van de sponsorvermeldingen en/of spots.

9.5. De levering van de sponsorvermelding en/of spot is steeds vergezeld van het SABAM-aangifteformulier, op straffe van niet-uitzending.

10. Beperking van de uitzending

De contractant neemt akte en aanvaardt dat Var, op vraag van VRT, steeds het recht heeft een sponsorvermelding/spot te weigeren, te beëindigen of te schorsen, wanneer tegen verdere uitzending ernstige bezwaren zijn gerezen of te verwachten zijn; te dien einde zal de inhoud van de sponsorvermelding/spot door Var aan VRT voorgelegd worden.

Var licht de contractant van de eventueel door VRT getroffen maatregel in. Toepassing van deze maatregel geschiedt lastens de contractant, zonder aansprakelijkheid van Var of VRT voor enigerlei vorm van schade, en zonder dat zulks door de contractant kan worden ingeroepen als grond voor ontbinding of verbreking van de overeenkomst.

Een eventuele vroegere goedkeuring door VRT of Var van het door de contractant geleverde materiaal belet de toepassing van dit artikel niet.

11. Klachten

11.1. Klachten over niet-conforme uitzending/uitlevering moeten binnen vijf werkdagen na de dag van de uitzending/uitlevering aangetekend aan Var worden verstuurd. Indien de klachten gegrond zijn bevonden, zal door Var een compensatieregeling worden voorgesteld.

11.2. Indien de contractant bij Var een klacht indient van niet-uitzending/uitlevering, moet Var het bewijs van uitzending/uitlevering leveren, zo niet wordt de prijs niet gefactureerd.

11.3. De aansprakelijkheid van Var of VRT is in alle gevallen beperkt tot het bedrag van de uitzending/uitlevering waarvoor de klacht gegrond werd bevonden.

11.4. Var of VRT kunnen in geen geval aansprakelijk gesteld worden voor de onderbreking of niet-uitzending/niet-uitlevering veroorzaakt door de distributiemaatschappijen. In dergelijke gevallen kan van terugbetaling geen sprake zijn.

11.5. Klachten m.b.t. de factuur dienen aangetekend en binnen 14 dagen na datum van de factuur, met vermelding van datum en nummer van de factuur, te worden ingediend bij Var, op straffe van onontvankelijkheid.

12. Prijs- en Betalingsmodaliteiten

12.1. De contractant is gehouden tot betaling van de overeengekomen prijs.

12.2. Alle facturen zijn betaalbaar binnen de 30 dagen einde maand factuurdatum.

12.3. Var behoudt zich steeds het recht voor de gedeeltelijke of gehele voorafbetaling te eisen.

12.4. Alle eventuele taksen en belastingen zijn ten laste van de contractant.

12.5. De vervaldatum van de factuur moet in elk geval strikt worden nageleefd. Bij niet-betaling op de vervaldatum wordt van rechtswege en zonder ingebrekestelling het factuurbedrag verhoogd:

Met een forfaitaire schadevergoeding die conventioneel als volgt wordt bepaald:

Factuurbedrag
0 tot 25.000 euro 15%
25.001 tot 75.000 euro 12%
75.001 tot 125.000 euro 10%
125.001 tot 250.000 euro 8% meer dan 250.000 euro 6%

 Met de wettelijke rente vanaf de vervaldag.

12.6. De niet-betaling op de vervaldag van een factuur maakt, na vergeefse ingebrekestelling per aangetekend schrijven, automatisch, het verschuldigd saldo van alle andere, zelfs niet-vervallen facturen onmiddellijk opeisbaar.

13. Overmacht

Een partij is niet gehouden tot het nakomen van één of meer verplichtingen, anders dan verplichtingen tot betaling van de prijs, indien zij daartoe verhinderd is als gevolg van overmacht.

Onder overmacht wordt mede verstaan een niet-toerekenbare tekortkoming van ingeschakelde derden of toeleveranciers, alsmede iedere situatie waarop de desbetreffende partij feitelijk geen (beslissende) controle kan uitoefenen zoals in hoofde van Var, het, om eender welke reden, wijzigen van de door VRT in regie gegeven reclame of sponsoringsruimte.

14. Toepasselijk recht

Het Belgisch recht is van toepassing. De rechtbanken van Brussel zijn bevoegd.

II. Audio en video: radioreclame nationaal (à la carte, Hi-Performance packages), radioreclame regionaal (Proxispots), digitale audio en video (VRT NU): aanvullende verkoopsvoorwaarden

1. Aanvraag

Elke aanvraag voor zendtijd voor lineaire radioreclame geschiedt per product en per merk en betreft steeds een minimum reeks van 10 spots en een waarde van minimum 2.500 euro.

Voor digitale audio geldt een minimuminvestering van €1.500 nationaal en €1.000 regionaal.

Voor digitale video (VRT NU) geldt een minimuminvestering van € 5.000

De aanvraag vermeldt:

  • De gewenste duur van de spots;

  • Het (de) gewenste radio- of tv-netten;

  • Het (de) gewenste tijdstip(pen) van uitzending/uitlevering van de spots;

  • Voor de producten Hi Performance en ProxiSpots: de gewenste week;

  • De frequentie van uitzending/uitlevering van de spots;

  • Het aantal spotversies en de plaatsing van de spotversies moeten minstens 2 werkdagen voor de uitzending van de eerste spot schriftelijk aan Var meegedeeld worden.

  • De naam, de zetel en de wettelijke vertegenwoordiger(s) van de persoon van wie de aan vraag uitgaat (‘de contractant’). In geval van buitenlandse contractanten wordt de naam en de gekozen woonplaats opgegeven van de in België gevestigde wettelijke volmachthouder;

  • De identiteit van de eventuele opdrachtgever van de contractant;

  • Var kan, in voorkomend geval, een verklaring vragen van de opdrachtgever dat de contractant gemachtigd is om de audio/video-reclame voor de opdrachtgever aan te kopen bij en te laten uitzenden door Var.

2. Aankoop Hi Performance

Het product Hi Performance wordt aangekocht volgens het principe first come, first served. De gewenste pakketten dienen te worden bevestigd via packages@var.be op basis daarvan ontvangt de aanvrager een bestelbon die binnen de vier werkdagen ondertekend dient te worden teruggestuurd. Bij niet-tijdige ontvangst vervalt de reservatie en komt het pakket opnieuw vrij.
De definitieve plaatsing van de reclamespots die in het kader van Hi Performance worden aangeboden, zullen uiterlijk 1 week voor de aanvang van de campagne worden toegewezen.

3. Kwaliteitscontrole

De overeenkomst verplicht de contractant tot levering van de spots overeenkomstig de modaliteiten, hierna vermeld:

3.1. Het volledige publiciteitsmateriaal wordt aan Var geleverd, conform de leveringstermijnen en de vereisten op technisch vlak, zoals beide omschreven in de technische fiche. Var heeft het recht spots die niet beantwoorden aan de technische en inhoudelijke normen of die laattijdig zijn geleverd te weigeren.
In geval van weigering om deze redenen of niet-levering blijft evenwel de prijs voor de uitzending/uitlevering van de spots verschuldigd aan Var. Indien VRT aan Var laat weten dat zij wegens technische of inhoudelijke onvolkomenheden ertoe genoopt wordt de spot(s) aan te passen, zijn de daaruit voortvloeiende kosten ten laste van de contractant.

3.2. Indien de spot langer is dan voorzien, wordt de prijs naar de hogere lengte-eenheid afgerond. Indien de spot korter is dan voorzien, geldt de eerder afgesproken prijs.

3.3. Er wordt uitdrukkelijk overeengekomen dat Var in geen geval aansprakelijk gesteld kan worden voor eventueel verlies of schade aan het materiaal dat haar werd toevertrouwd voor het uitvoeren van een overeenkomst vanaf de zevende dag die volgt op de uitzending/uitlevering. De contractant aanvaardt dat Var alsook VRT ten kosteloze titel zich het recht voor behouden de spots aan te wenden voor het maken van compilaties en voor publicitaire doeleinden, tenzij de contractant zich daar uitdrukkelijk en schriftelijk tegen verzet.

3.4. Var archiveert alle reclamespots die uitgezonden/uitgeleverd werden. Indien een contractant een campagne met identiek materiaal van een vroeger reeds gelopen campagne wenst, dient hij hier voor volgende referenties door te geven: het referentienummer, gevormd door enerzijds het vroeger gebruikt overeenkomstnummer en anderzijds de vroeger gebruikte spotversienummers (bv. van offerte 306 wenst men versie 2 opnieuw te gebruiken; de referentie is dus 306/2).

3.5. De contractant verleent Var het recht elke nieuwe spot toegankelijk te maken via het internet ter promotie van radio audio en video of als aanvullende informatie voor de luisteraars/consumenten en garandeert voor deze elektronische verspreiding uitdrukkelijk art. 9 van de Algemene Voorwaarden (Vrijwaring). De contractant heeft op ieder ogenblik het recht via aangetekend schrijven deze toestemming te weigeren of in te trekken voor alle toekomstige spots of voor een bepaalde campagne.

4. Annulatie door contractant

Elk verzoek tot annulatie van radioreclame, digitale audio en video dient per aangetekend schrijven aan Var te worden gericht.

  • Indien de annulatie van een campagne of een deel van een campagne Var méér dan 8 weken vóór de geplande uitzending van de eerste spot bereikt, dient 5% van de waarde van de afgezegde spots te worden vergoed.
  • Indien de annulatie van een campagne of een deel van een campagne Var, uiterlijk tussen 8 en 4 weken vóór de geplande uitzending van de eerste spot bereikt, dient 50% van de waarde van de afgezegde spots te worden vergoed.
  • Eens een termijn van 4 weken vóór de uitzending van de eerste spot verstreken is, is geen annulatie meer mogelijk.

Voor Hi Performance gelden de volgende annulatievoorwaarden:

  • Bij annulatie van meer dan acht weken voor de geplande uitzending van de eerste spot, dient 25% van de waarde van het afgezegde pakket te worden betaald.
  • Bij annulatie tussen vier en acht weken voor de start van de eerste spot dient 50% van de afgezegde waarde te worden vergoed.
  • Eenmaal er een termijn van vier weken voor de uitzending is verstreken, kan er niet meer worden geannuleerd. De oorspronkelijke overeenkomst blijft bindend en het totale bedrag van de betrokken spots blijft verschuldigd.
  • Deze annulatievergoedingen zijn verschuldigd en eisbaar op de dag waarop Var de annulatie ontvangt.

5. Conformiteit en deontologie

Elke verwijzing in de reclame naar een VRT-radio of tv-net, een audio of video-programma of een presentator is verboden.

6. Uitstel en verplaatsing

Uitstel of verplaatsing van reclamespots naar een ander net of een ander tijdsblok binnen de opengestelde planningsperiode en binnen de campagneperiode is enkel schriftelijk – ingediend uiterlijk 7 werkdagen vóór de datum van de eerste spot – en mits het oorspronkelijke contractbedrag niet wordt verminderd.

Uitstel of verplaatsing van de campagne naar een andere periode maar binnen de opengestel de planningsperiode kan maximaal twee keer toegestaan worden en is enkel mogelijk per aangetekend schrijven – ingediend uiterlijk 20 werkdagen vóór de datum van uitzending van de eerste spot – en mits het oorspronkelijke contractbedrag niet wordt verminderd.

Uitstel of verplaatsing van de campagne naar een begindatum die niet in de opengestelde planningsperiode valt, wordt als een annulatie beschouwd.

Indien bovenvermelde termijnen niet nagekomen worden, dan zal de uitzending plaatsvinden op de eerste voorziene data en uren. Elk verzoek tot uitstel of verplaatsing wordt door Var behandeld binnen de mogelijkheden van de planning. In elk geval blijft de contractant gehouden tot het oorspronkelijke bedrag van de overeenkomst. Indien op de uitzenddag van de spot hogere tarieven van toepassing zijn worden deze betaald door de contractant.

Voor Hi Performance gelden volgende voorwaarden: uitstel of verplaatsing van Hi Performance naar een andere datum kan maximum één keer toegestaan worden binnen een kalenderjaar, in zover de beschikbaarheden het toelaten – te rekenen vanaf de initieel voorziene datum – en is enkel mogelijk per aangetekend schrijven ingediend uiterlijk 4 weken vóór de datum van uitzending van de eerste vermelding, en mits het oorspronkelijk contractbedrag niet wordt verminderd.

Elk verzoek tot uitstel of verplaatsing wordt door Var behandeld binnen de mogelijkheden van de planning. In elk geval blijft de contractant gehouden tot het oorspronkelijk bedrag van de overeenkomst.

Indien er geen beschikbaarheden meer zijn, wordt het pakket automatisch omgezet in een radio à la cartecampagne op basis van het nettobedrag.

7. Exclusiviteit

7.1. Elke spot moet exclusief betrekking hebben op één merk, product, dienst of bedrijf.

7.2. In uitzonderlijke gevallen kunnen andere merken, commerciële communicatie over andere merken (= co-branding), producten, diensten of bedrijven worden vermeld, doch enkel na uitdrukkelijke toestemming van Var en op voorwaarde dat zulks verenigbaar is met de aanwezigheid van concurrerende merken, producten, diensten of bedrijven in dezelfde reclameblok ken. In de aanvraag dient het verzoek tot vermelding van andere merken, producten, diensten of bedrijven uitdrukkelijk te worden geformuleerd. In geval van akkoord door Var zal een prijsverhoging op het tarief van de spot worden toegepast. Er kunnen evenwel maximaal drie andere merken, producten, diensten of bedrijven in de spot worden vermeld.

7.3. Var streeft naar de exclusiviteit binnen een reclameblok. Deze exclusiviteit kan evenwel niet gegarandeerd worden in het geval het Hi Performance, ProxiSpots en een andere spot in het reclameblok betreft.

7.4. Specifiek voor de autosector op audio: Var behoudt zich het recht om in uitzonderlijke gevallen 2 wagenmerken in eenzelfde reclameblok te plaatsen. Var zal dit vooraf meedelen en garandeert dat de betreffende spots in dat geval nooit vlak na mekaar zullen worden uitgezonden

III. Boost en radiosponsoring

1. Aanvraag

Elke aanvraag voor sponsoring (Boost, radiosponsoring, creative partnerships) dient schriftelijk aan Var te worden gericht. De aanvraag vermeldt:

  • Het product dat men wenst aan te kopen (Boost, radiosponsoring, creative partnerships);
  • Het net waarop men dit product wenst aan te kopen;
  • De periode waarvoor men het product wenst aan te kopen, met opgave van de gewenste week;
  • De formulering van de sponsorvermelding;
  • De naam, de zetel en de wettelijke vertegenwoordiger(s) van de persoon van wie de aanvraag uitgaat (‘de contractant’). In geval van buitenlandse contractanten wordt de naam en de gekozen woonplaats opgegeven van de in België gevestigde wettelijke volmachthouder;
  • De identiteit van de eventuele opdrachtgever van de contractant; Var kan, in voorkomend geval, een verklaring vragen dat de contractant gemachtigd is om deze producten aan te kopen.

2. Aankoop

Specifiek voor Boost: Elke aanvrager krijgt een optie voor radiosponsoring. De rangorde van de optie wordt bepaald volgens de datum van de aanvraag. Het product Boost wordt aangekocht volgens het principe first come, first served. De gewenste pakketten dienen te worden bevestigd via packages@var.be Op basis daarvan ontvangt de aanvrager een bestelbon die binnen de vier werkdagen ondertekend dient te worden teruggestuurd. Bij niet-tijdige ontvangst vervalt de reservatie en komt het pakket opnieuw vrij.

3. Levering en kwaliteitscontrole

De overeenkomst verplicht de contractant tot levering van de sponsorvermelding overeenkomstig de modaliteiten, hierna vermeld:

3.1. Het volledige materiaal wordt aan Var geleverd, ten laatste 5 werkdagen vóór de eerste uitzenddatum van de sponsorvermelding, en conform de vereisten op technisch vlak zoals om schreven in de technische fiche. Var heeft het recht sponsorvermeldingen die niet beantwoorden aan de technische en inhoudelijke normen of die laattijdig zijn geleverd, te weigeren. In geval van weigering om deze redenen of niet-levering blijft evenwel de prijs voor de uitzending van de sponsorvermelding verschuldigd aan Var.

Indien VRT aan Var laat weten dat zij wegens technische of inhoudelijke onvolkomenheden er toe genoopt wordt aanpassingen uit te voeren, zijn de daaruit voortvloeiende kosten ten laste van de contractant.

3.2. Er wordt uitdrukkelijk overeengekomen dat Var in geen geval aansprakelijk gesteld kan worden voor eventueel verlies of schade aan het materiaal dat haar werd toevertrouwd voor het uitvoeren van een sponsoringovereenkomst. De contractant aanvaardt dat Var alsook VRT zich ten kosteloze titel het recht voorbehouden de sponsorvermeldingen aan te wenden voor het maken van compilaties en voor publicitaire doeleinden, tenzij de contractant zich daar uitdrukkelijk en schriftelijk tegen verzet.

3.3. Var archiveert alle sponsorvermeldingen die uitgezonden werden.

4. Conformiteit en deontologie

De contractant neemt akte en aanvaardt dat de formulering van iedere sponsorvermeldingen door Var aan VRT dient worden voorgelegd ter goedkeuring. De sponsorvermelding mag geen verkoopsargumenten bevatten en noch direct, noch indirect verwijzen naar de respectievelijke presentator of het respectievelijke radionet. De formulering van de sponsorvermelding moet 14 dagen vóór uitzenddatum aan Var bezorgd worden.

Wanneer de contractant het logo en/of de naam van VRT, van één van de VRT-netten of van de titel van het gesponsorde programma wil gebruiken, dan verbindt hij er zich toe Var op de hoogte te brengen van deze promotieactie en deze, via Var, ter goedkeuring aan VRT voor te leggen.

5. Uitzenddata en –uren

Alle uitzenddata en uren worden bij wijze van aanduiding en zonder waarborg gegeven. De definitieve plaatsing van de reclamespots die in het kader van Boost worden aangeboden, zullen uiterlijk 1 week voor uitzending worden toegewezen.

6. Annulatie door de contractant

Elk verzoek tot annulatie dient per aangetekende brief aan Var te worden gericht.

  • Indien de annulatie van een campagne of een deel van een campagne Var méér dan 8 weken vóór de geplande uitzending van de eerste spot bereikt, dient 25% van de waarde van de afgezegde spots te worden vergoed.
  • Indien de annulatie van een campagne of een deel van een campagne Var, uiterlijk tussen 8 en 4 weken vóór de geplande uitzending van de eerste spot bereikt, dient 50% van de waarde van de afgezegde spots te worden vergoed.
  • Eens een termijn van 4 weken vóór de uitzending van de eerste spot verstreken is, is geen annulatie meer mogelijk.

De oorspronkelijke overeenkomst blijft bindend en het totale bedrag van de betrokken spots blijft verschuldigd.
Deze annulatievergoedingen zijn verschuldigd en eisbaar op de dag waarop Var de annulatie ontvangt.

7. Uitstel en verplaatsing

Specifiek voor Boost en sponsoring: Uitstel of verplaatsing van sponsorvermeldingen naar een andere datum kan maximum één keer toegestaan worden binnen een periode van zes maanden – te rekenen vanaf de initieel voorziene datum – en is enkel mogelijk per aangetekend schrijven ingediend uiterlijk 4 weken vóór de datum van uitzending van de eerste sponsorvermelding, en mits het oorspronkelijk contractbedrag niet wordt verminderd. Elk verzoek tot uitstel of verplaatsing wordt door Var behandeld binnen de mogelijkheden van de planning. In elk geval blijft de contractant gehouden tot het oorspronkelijk bedrag van de overeenkomst.

Specifiek voor Creative Partnerships: uitstel of verplaatsing van een project is niet mogelijk.

8. Exclusiviteit

8.1. Elke sponsorvermelding moet exclusief betrekking hebben op één sponsor.

8.2. Overeenkomstig de toelichtingen in de offerte verklaart de sponsor kennis genomen te hebben van het bestaan van eventuele co-sponsors.

IV Boodschappen van Algemeen Nut – Audio en Video: aanvullende verkoopsvoorwaarden

1. Aanvraag

Elke aanvraag voor uitzending van Boodschappen van Algemeen Nut wordt schriftelijk aan de Var gericht. De aanvraag vermeldt:

  • De gewenste duur van de spots;
  • Het (de) gewenste radio en tv-net(ten), de audio- en videokanalen;
  • Het (de) gewenste tijdstip(pen) van uitzending van de spots;
  • De frequentie van uitzending van de spots;
  • De plaatsing van de spotversies;
  • Het storyboard van de spot(versies);
  • De naam, de zetel en de wettelijke vertegenwoordigers van de persoon van wie de aanvraag uitgaat (“de contractant”). In geval van buitenlandse contractanten wordt de naam en de gekozen woonplaats opgegeven van de in België gevestigde wettelijke volmachthouder;
  • De identiteit van de eventuele opdrachtgever van de contractant;
  • De verklaring van de contractant dat hij bevoegd is de Boodschappen van Algemeen Nut van de opdrachtgever te laten uitzenden door de Var.

Var kan, in voorkomend geval, voor bestellingen door overheden en openbare instellingen het akkoord van de bevoegde minister vragen.

2. Levering en kwaliteitscontrole

De overeenkomst verplicht de contractant tot levering van de spots overeenkomstig de modaliteiten, hierna vermeld:

2.1. De levering van het materiaal geschiedt minstens 10 werkdagen voor de eerste uitzending en conform de vereisten op technisch vlak zoals omschreven in de technische fiche. Var heeft het recht spots die niet beantwoorden aan de technische en inhoudelijke normen of die laattijdig zijn geleverd te weigeren. De Var deelt binnen de 2 werkdagen na ontvangst van het materiaal mee of het materiaal aanvaard wordt. Bij niet-aanvaarding dient de contractant binnen 5 werkdagen, op zijn kosten, de nodige aanpassingen uit te voeren. In geval van weigering om bovenvermelde redenen of niet-levering blijft evenwel de prijs voor de uitzending van de spots verschuldigd aan de Var. Indien VRT aan Var laat weten dat zij wegens technische of inhoudelijke onvolkomenheden ertoe genoopt wordt aanpassingen uit te voeren, doen zij dit in gemeen overleg met de contractant en/of zijn mandataris en zijn de daaruit voortvloeiende kosten ten laste van de contractant.

2.2. Indien de spot langer is dan voorzien, wordt de prijs naar de hogere lengte-eenheid af gerond. Indien de spot korter is dan voorzien, geldt de eerder afgesproken prijs.

2.3. Er wordt uitdrukkelijk overeengekomen dat de Var in geen geval aansprakelijk gesteld kan worden voor eventueel verlies of schade aan het materiaal dat haar werd toevertrouwd voor het uitvoeren van een Boodschap van Algemeen Nut-overeenkomst. De contractant aanvaardt dat Var alsook VRT zich ten kosteloze titel het recht voorbehouden de spots aan te wenden voor het maken van compilaties en voor publicitaire doeleinden tenzij de contractant zich daar uitdrukkelijk en schriftelijk tegen verzet.

3. Annulatie door contractant

Voor de annulatievoorwaarden verwijzen we naar de aanvullende voorwaarden audio en video. III.6

4. Uitstel en verplaatsing

Voor uitstel en verplaatsing verwijzen we naar de aanvullende voorwaarden audio en video. III.7

V. TV-Premium Partnerships: algemene verkoopsvoorwaarden

1. Voorwaarden en uitvoeringsmodaliteiten

De algemene verkoopsvoorwaarden van Var zijn van toepassing in kader van een TV-Premium Partnership 2022-2023
Bijzondere aandacht dient te worden besteed aan het persoonlijk en vertrouwelijk karakter van deze overeenkomst
zoals uitvoerig bepaald in art. 5.4 en 6 van de algemene voorwaarden.

De Klant maakt zich sterk dat de Adverteerder Var onmiddellijk en rechtstreeks zal inlichten van het feit
dat de Adverteerder tijdens de duur van deze overeenkomst ten gevolge van een fusie van
vennootschappen haar naam en het daaraan gekoppelde communicatiebeleid moet wijzigen.

2. Annulatie en compensaties

Annulatie

De inschrijving geldt als aanbod van de kandidaat om partner te worden, is niet annuleerbaar en kan tijdens de looptijd van het 2 jarig partnership (contract) niet worden ingetrokken.

In geval, om welke reden ook en op welk ogenblik ook, de Klant dit pakket vroegtijdig wenst te beëindigen, zal, onverminderd de andere rechten die Var kan laten gelden, steeds een forfaitaire vaste verbrekingsvergoeding verschuldigd zijn ten bedrage van het intekenbedrag zoals vermeld in het contract.

Compensaties

Per gesponsord programma/event wordt de gemiddelde kijkdichtheid berekend van de uitgezonden billboards op de doelgroep VVA 18-54 op Lineair live+7;

Het GRP-bereik wordt berekend en bepaald als volgt:

  • Wekelijks of maandelijks voor de programma's met minimum vijf frequenties per week naargelang de respectievelijk aangekochte frequentie wekelijks of maandelijks is.
  • Per kwartaal voor de programma's met een wekelijkse frequentie.
  • Per kwartaal voor traileringcampagnes voor programma’s en traileringcampagnes voor (live) events in pijler 2

Compensaties worden slechts gegeven indien het globale GRP-bereik niet gehaald wordt. De eventuele compensatie is onder de vorm van bijkomende billboards bij nog beschikbare programma's.

Het te behalen globale GRP-bereik wordt geëvalueerd voor die bedrijven met een productportfolio, voor de totaliteit van de portfolio.

De interne verdeling van de productportfolio en het te behalen GRP-bereik per product, zoals bepaald door de Klant, kan geen voorwerp zijn van compensaties per product.

Indien bovendien programmavoorstellen geweigerd worden door de Klant, bv. omdat de interne productportfolio-verdeling niet overeenkomt met de voorstellen, kan dit geen aanleiding geven tot het overdragen van tegoeden GRP naar een eventueel volgende contractperiode. Het globale GRP-bereik dient opgenomen te worden binnen de jaarlijkse contractperiode van 1 januari tot 31 december, ongeacht de productportfolio-verdeling.

Elk verzoek tot annulatie van al geplande logovermeldingen bij vooraf aangevraagde specifieke programma's, dient aan de VAR te worden gericht minstens 4 weken vóór de uitzending van het geplande gesponsorde programma; nadien is annulatie niet meer mogelijk. De aldus geplande en geannuleerde GRP's worden beschouwd als verworven en worden meegeteld in het globale GRP-bereik.
Enkel de GRP’s op televisie zijn onderdeel van Pijler 2: visibiliteit op een (al dan niet uitgezonden) event en integratie in een actie of visibiliteit op radio of andere media binnen Pijler 2 zullen onderwerp zijn van een aparte offerte en facturatie.

3. Aanlevering 5” sponsorvermeldingen: specifiek voor Premium Partnership

Het scenario van de al of niet geanimeerde sponsorvermeldingen dient, na overleg met de VRT, vooraf goedgekeurd door Var. De visualisering van de sponsovermeldingen dient te beantwoorden aan de voorwaarden van de decreten betreffende de radio-omroep en de televisie.

De geanimeerde sponsorvermeldingen te gebruiken bij de gesponsorde uitzendingen worden uitzendklaar bij Var toegeleverd 10 werkdagen voor de eerste uitzenddatum, conform de Technische Fiche.

4. Aanvraag, conformiteit en deontologie, uitstel en verplaatsing, levering en kwaliteitscontrole van spots voor VRT NU

Zie II. aanvullende voorwaarden audio en video.

5. Richtlijnen inhoud sponsorvermeldingen VRT-TV Programmasponsoring (pijler 1 en 2) en VRT NU

5.1. Inhoud van sponsorvermeldingen | Eén & Canvas

Verplichte elementen
Sponsorvermeldingen op VRT-televisie moeten verplicht volgende elementen bevatten:

  • Naam en/of logo van het merk;
  • ‘Met dank aan’ tijdens de volledige duur van de schermvermelding;
  • Duidelijke verwijzing naar het gesponsorde programma of evenement

Deze verwijzing kan bestaan uit een auditieve en/of visuele vermelding welke verduidelijkt dat het om een gesponsord programma/evenement gaat.
Een Inhoudelijke link tussen de sponsorvermelding en het gesponsorde programma en/of evenement wordt aanbevolen .

Toegelaten elementen
Sponsorvermeldingen mogen nog de volgende elementen bevatten:

  • handelsnaam
  • product
  • naam van het product
  • dienst
  • naam van de dienst
  • klank en/of beeldherkenningstekens
  • imago-ondersteunende slogans van de sponsor of zijn producten of diensten

Niet toegelaten elementen
Alle commerciële elementen die niet in de lijst hierboven staan zijn verboden: bijvoorbeeld het telefoonnummer of het adres van de sponsor, evenmin een verwijzing naar de boekhandel, bioscoop, tijdstip van verschijnen, enz..

Op welke manier kan er verwezen worden naar het programma?
De sponsorbillboards mogen niet raken aan de visuele merkidentiteit: ze mogen dus geen gebruik maken van die visuele elementen die eigen zijn aan het gesponsorde programma of het net, zoals :

  • logo
  • kleuren
  • typografie
  • grafiek eigen aan het net of het programma
  • portret en stem van de personages (acteurs, presentatoren...)

Een visuele verwijzing naar het programma of de programma-inhoud kan, zolang die niet raakt aan de basis-look and feel van het programma.
Wat kan bijvoorbeeld wel:

  • Bij Blokken: dozen soep die naar beneden vallen zoals het Tetris-spel (Royco)
  • Bij 1000 zonnen: de stoel die in een fles water wordt verwerkt (Vittel)
  • Bij Het Weer: een thermometer verschijnt in beeld om de temperatuur aan te duiden voor het wassen (Persil)

Een billboard waarin een rijdende auto het Sporza-logo als aanhangwagen meetrekt, kan dus niet.
In geval van twijfel zal de VRT-directie in de fase van storyboard geconsulteerd worden.

Toegelaten klank- en beeldherkenningstekens
Onder klank- en beeldherkenningstekens worden de typische herkenningstekens van de sponsor verstaan, zoals het rood-witte autootje van Vanden Borre, de auditieve dubbele gongslag van BMW, enz.

Welke imago-ondersteunende slogans zijn al dan niet toegelaten?
Toegelaten zijn de specifieke slagzinnen verbonden aan de sponsor of zijn producten of diensten, maar zij mogen enkel imago-ondersteunend zijn. Ze mogen geen promotionele elementen bevatten, zoals elementen die aanzetten tot consumptie of die refereren naar de kwaliteit of doeltreffendheid van het product.
Als richtlijn geven we mee dat de imago-ondersteunende slogan:

  • Geen bestanddelen of ingrediënten van het product mag vermelden, indien deze bestanddelen net het verkoopsargument van het product zijn, zoals naar voren komt in de echte reclamespots van dit product. Dus bijvoorbeeld niet: “met Omega 3, met actieve bifidus”
  • Niet mag verwijzen naar wanneer ze uitgekomen zijn of uitkomen. Dus bijvoorbeeld niet: “nieuw, nu in de bioscoop, nu in uw boekhandel”
  • Niets mag meegeven van het effect dat je zou kunnen hebben door het gebruik van het product, of de dienst. Dus bijvoorbeeld niet: “goed voor je weerstand”, enz.

Enkele voorbeelden die je op weg kunnen helpen:

Volgende slogans kunnen wel:

  • De Standaard, onverantwoord interessant

Volgende slogans kunnen dan weer niet:

  • Een stralende huid met Lux Glowing Touch-douchegel (doeltreffendheid product)
  • 1000 garnalen, ik zal mijn Omega 3 wel uit Vitelma Progress halen (belang voor gezondheid owv verwijzing naar Omega 3 bestanddeel)
  • twee weken Actimel challenge en we verwachten opklaringen van je weerstand (doeltreffendheid voor de gezondheid)
  • Mooie opklaringen, dankzij de nieuwe Philadelphia, met zalm (nieuw = promotioneel element)

De vorm van sponsorvermeldingen
Animatie is wel toegelaten en wordt ruim geïnterpreteerd: de vermelding mag bestaan uit een auditieve, visueel bewegende en/of audiovisuele boodschap.

De duur van sponsorvermeldingen
Het scenario van de al dan niet geanimeerde schermvermeldingen dient vooraf steeds ter goedkeuring aan Var voorgelegd te worden. Een sponsorvermelding mag maximum 5 seconden duren.

5.2 Richtlijnen inhoud van pre-rolls op VRT NU

Spotlengte kan variëren van 5 seconden tot 20 seconden.

Een premium partner kan dezelfde sponsorvermelding die gebruikt wordt op lineaire televisie (5 seconden) ook gebruiken als preroll op VRT NU. Sponsorvermeldingen met een inhoudelijke link naar een programma, kunnen enkel bij dat respectieve programma op VRT NU worden uitgezonden.

Indien de premium partner een andere spotlengte dan 5” voorziet als preroll op VRT NU kan er geen inhoudelijke link gelegd worden tussen een VRT-programma en het merk. In dat geval is ook een auditieve of visuele verwijzing naar dat programma niet toegelaten.

 

VI. VRT NU

Aanleveren materiaal

  • 5 werkdagen voor start van de campagne.
  • Bij het niet respecteren van de deadline, wordt de startdatum niet meer gegarandeerd. Mogelijk zal de campagne later of niet opgestart worden. Tevens vervalt de garantie op het uitleveren van de voorziene totale impressies. Dit zonder compensatie.

Wat met underdelivery?

  • Als de oorzaak bij de adverteerder ligt
    • Impressies worden pro rata herberekend zonder aanpassing van de getekende bestelbon.
  • Als de oorzaak bij Var ligt
    • Niet-uitgeleverde impressies worden ingepland in samenspraak met de adverteerder.
    • Een afwijking tot 1% niet-uitgeleverde impressies wordt niet gecompenseerd. Dit betreft een technische afwijking binnen de adserver.
    • Deze zullen aansluitend op de campagne worden uitgeleverd of de adverteerder krijgt een ‘a-valoir’ voor de niet uitgeleverde impressies en wordt ingepland binnen 6 maanden.

Annulaties

  • Meer dan 8 weken vóór de startdatum = 5% van het geannuleerde budget moet worden vergoed.
  • Tussen 8 en 4 weken vóór de startdatum = 50% van het geannuleerde budget moet worden vergoed.
  • Vanaf 4 weken of korter vóór de startdatum = geen annulatie mogelijk - of - 100% van het geannuleerde budget moet worden vergoed.

Wijzigingen op bestelbon

Kunnen ten laatste 10 werkdagen voor de start van de campagne mits akkoord van Var.

  • Als de inventaris het toelaat.
  • Als het budget op de bestelbon gerespecteerd blijft.